Factures, contractes, pressupostos, llistats de clients, documents bancaris, nòmines, declaracions d’impostos… una empresa genera diàriament una gran quantitat de documents confidencials i ha de tenir molta cura a l’hora d’arxivar-los o destruir-los.
Per què?
Perquè, a més de poder perdre validesa amb el pas del temps, contenen dades personals o informació sensible i la seva acumulació pot suposar un problema per l’empresa.
Segons la Llei Orgànica de Protecció de Dades (LOPDGDD), les empreses s’han de fer responsables de la confidencialitat de la informació. Per això, aquesta classe de documents no es poden llençar a les escombraries, sinó que s’han de destruir correctament i de manera legal.
La destrucció dels documents conforme al RGPD
Des de l’any 2018, amb l’entrada en vigor del Reglament General de Protecció de Dades (RGPD), el procés de destrucció de documents que poden contenir dades personals o sensibles ha guanyat importància.
Et pot interessar: Què és i per què la teva empresa ha de complir la llei de protecció de dades?
I és que la destrucció de documents confidencials s’ha de realitzar conforme a la normativa i les empreses poden veure’s afectades amb greus problemes legals si no els destrueixen de forma segura.
Quins documents s’han de destruir?
Els documents que poden contenir dades confidencials i, per tant, s’han de destruir són:
- Dades fiscals i números de comptes bancàries sigui de l’empresa o dels clients.
- Llistat de clients, proveïdors, treballadors de l’empresa, etc., que continguin números de telèfon, direccions, DNI, dades econòmiques…
- Operacions financeres i comercials com per exemple, la declaració de la renda, dades bancàries, pagaments de factures…
- Documents de desplaçament com bitllets d’avió, de tren, etc., que continguin dades personals de la persona o de l’entitat.
Com s’ha de realitzar la destrucció dels documents?
Segons indica la llei i la normativa vigent, un cop hagi passat un període de conservació dels documents i que, per tant, deixen de ser útils, s’han de destruir de manera segura tots aquells que puguin contenir dades personals. Si aquests informes ja no són necessaris, és hora d’eliminar-los. D’aquesta manera, es garanteix que ningú pugui analitzar o extreure dades privades dels documents.
A l’hora de dur a terme la destrucció documental, es pot fer de tres maneres diferents:
1 | Destructora de paper
Quan es tracta de documents de particulars, pimes, gestions, etc., i, per tant, el volum dels documents és petit, l’ideal és utilitzar una destructora de paper. Amb aquest aparell es pot variar la mida del foli tallat i assegurar-nos de l’eliminació segura d’informació privada i confidencial dels usuaris.
2 | Incinerar els documents
Una altra opció és incinerar els documents, un mètode que garanteix la il·legibilitat de les dades. No es poden cremar en qualsevol lloc, sinó que és necessari traslladar-los a unes instal·lacions preparades on fer-ho correctament.
3 | Empreses especialitzades
En cas de tenir un gran volum de documents per destruir, la millor opció és posar-se en contacte amb empreses especialitzades les quals lliuren contenidors tancats per dipositar la documentació confidencial i duen a terme la destrucció d’aquests en les seves instal·lacions complint totes les normatives de seguretat.
No fer-ho correctament pot suposar greus sancions i, si encara dubtes, mira tots aquests casos d’advocats que han deixat al descobert dades sensibles dels seus representats. Un dels casos amb més difusió va ser el 2020, quan es van trobar bosses plenes de documents confidencials sense destruir al costat d’uns contenidors.
Què és i quina informació conté un certificat de destrucció de documents?
Les empreses que tracten informació confidencial (mèdica, legal, finances, etc.) han de comptar amb un certificat de destrucció de documents confidencials, com el que pots veure en aquest enllaç. El certificat de destrucció de documents és un informe detallat de totes les etapes de destrucció de documentació que garanteix que l’empresa ha destruït els documents de forma legal.
Aquest certificat ha de contenir la següent informació:
- Data de destrucció: detallar quin dia es van recollir els documents i la data de la seva destrucció.
- Lloc de la destrucció i hora: per poder certificar que els documents s’han destruït correctament, sigui en la mateixa entitat o bé per una empresa externa especialitzada en aquest àmbit.
- Mètode de destrucció i maquinària utilitzada: d’aquesta manera, es garanteix que la destrucció de les dades s’ha realitzat de manera legal en les instal·lacions on s’han donat el certificat a l’usuari i a l’empresa.
- Nivell de tall del document: indicar en quina mida s’ha fet el tall del full (en cas de fer ús d’una destructora de paper), d’aquesta manera assegurem que les dades de les terceres persones no es poden recuperar.
7 beneficis de la destrucció de documents confidencials
Com a empresa, i per llei, ets responsable de la confidencialitat de la informació dels teus clients i proveïdors. Ara bé, quins són els principals beneficis de la destrucció documental?
Te’ls expliquem:
- Protecció de dades personals. La destrucció segura de documents confidencials impedeix que la informació confidencial (com ara dades personals, detalls financers, dades mèdiques, etc.) caigui en mans inadequades. Això és especialment important en el context actual, on la fuita d’informació pot tenir conseqüències devastadores tant per a particulars com per a empreses.
- Compliment de normatives. Amb l’increment de les regulacions sobre protecció de dades, com el RGPD a la Unió Europea, la destrucció adequada de documents ajuda a complir amb aquestes lleis, evitant multes i sancions.
- Prevenció de fuites d’informació. En un món on la informació és poder, protegir la confidencialitat mitjançant la destrucció de documents ajuda a prevenir l’espionatge corporatiu i la fuga d’informació interna.
- Reducció de riscos de seguretat. Eliminant documents que ja no són necessaris, redueixes la quantitat de material susceptible a ser robat, perdut o utilitzat amb fins maliciosos.
- Optimització de l’espai d’emmagatzematge. La destrucció regular de documents irrellevants o obsolets allibera espai d’emmagatzematge, tant físic com digital.
- Responsabilitat ambiental. Si la destrucció de documents es realitza de manera ambientalment responsable, com a través del reciclatge, també contribueix al compromís de l’empresa amb la sostenibilitat.
- Augment de la confiança dels clients. Quan una empresa demostra un compromís ferm amb la protecció de la informació confidencial, millora la seva reputació i guanya la confiança dels seus clients.
Si t’interessa conèixer altres temes de protecció de dades, al nostre blog et parlem sobre:
- És legal controlar l’ordinador o el mòbil d’un treballador?
- Puc afegir una persona a un grup de WhatsApp sense el seu consentiment?
- Videovigilància i protecció de dades: Com preservar la privacitat en un món cada cop més vigilat?
- Dades biomètriques: Què són i com tractar-les segons la llei de protecció de dades?
- Sharenting: què és i com posa en risc els nostres fills