Facturas, contractos, presupuestos, listados de clientes, documentos bancarios, nóminas, declaraciones de impuestos… una empresa genera a diario una gran cantidad de documentos confidenciales y debe tener mucho cuidado a la hora de archivarlos o destruirlos.
¿Por qué?
Porque, además de poder perder validez con el paso del tiempo, contienen datos personales o información sensible y su acumulación puede suponer un problema para la empresa.
Según la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPDGDD), las empresas deben hacerse responsables de la confidencialidad de la información. Por este motivo, esta tipo de documentos no se pueden tirar a la basura, sino que se deben destruir correctamente y de manera legal.
La destrucción de los documentos conforme al RGPD
Desde 2018, con la entrada en vigor del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), el proceso de destrucción de documentos que pueden contener datos personales o sensibles ha ganado importancia.
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Y es que la destrucción de documentos confidenciales se debe realizar conforme a la normativa y las empresas pueden verse afectadas con graves problemas legales si no los destruyen de forma segura.
¿Qué documentos se tienen que destruir?
Los documentos que pueden contener datos confidenciales y, por tanto, deben destruirse son:
- Datos fiscales y números de cuentas bancarias sea de la empresa o de los clientes.
- Listado de clientes, proveedores, trabajadores de la empresa, etc., que contengan números de teléfono, direcciones, DNI, datos económicos…
- Operaciones financieras y comerciales como, por ejemplo, la declaración de la renta, datos bancarios, pagos de facturas…
- Documentos de desplazamiento como billetes de avión, de tren, etc., que contengan datos personales de la persona o de la entidad.
¿Cómo realizar la destrucción de los documentos?
Según indica la ley y la normativa vigente, una vez haya pasado un periodo de conservación de los documentos y que, por tanto, dejen de ser útiles, deben destruirse de manera segura todos aquellos que puedan contener datos personales. Si estos informes ya no son necesarios, es hora de eliminarlos. De esta manera, se garantiza que nadie pueda analizar o extraer datos privados de los documentos.
A la hora de realizar la destrucción documental, se puede hacer de tres formas diferentes:
1 | Destructora de papel
Cuando se trata de documentos de particulares, pymes, gestiones, etc., y, por tanto, el volumen de los documentos es pequeño, lo ideal es usar una destructora de papel. Con este aparato puede variarse la medida del folio cortado y asegurarnos de la eliminación segura de información privada y confidencial de los usuarios.
2 | Incinerar los documentos
Otra opción es incinerar los documentos, un método que garantiza la ilegibilidad de los datos. No se pueden quemar en cualquier sitio, sino que es necesario trasladarlos a unas instalaciones preparadas donde hacerlo correctamente.
3 | Empresas especializadas
En caso de tener un gran volumen de documentos para destruir, la mejor opción es contactar con empresas especializadas que entregan contenedores cerrados para depositar la documentación confidencial y llevan a cabo la destrucción en sus instalaciones cumpliendo todas las normas de seguridad.
No hacerlo correctamente puede suponer graves sanciones y, si todavía dudas, mira todos estos casos de abogados que han dejado al descubierto datos sensibles de sus representados. Uno de los casos con más difusión fue en 2020, cuando se encontraron bolsas llenas de documentos confidenciales sin destruir al lado de unos contenedores.
¿Qué es y qué información contiene un certificado de destrucción de documentación?
Las empresas que tratan con información confidencial (médica, legal, financias, etc.) deben contar con un certificado de destrucción de documentos confidenciales, como el que puedes ver en este enlace. El certificado de destrucción de documentos es un informe detallado de todas les etapas de destrucción de documentación que garantiza que la empresa ha destruido los documentos de forma legal.
Este certificado debe contener la siguiente información:
- Fecha de destrucción: detallar qué día se realizó la recogida de documentos y la fecha de su destrucción.
- Lugar de la destrucción y hora: para poder certificar que los documentos se han destruido correctamente, sea en la misma entidad o por parte de una empresa externa especializada en este ámbito.
- Método de destrucción y maquinaria utilizada: de esta forma, se garantiza que la destrucción de los datos se ha realizado de manera legal en las instalaciones donde se le ha dado el certificado al usuario y a la empresa.
- Nivel de corte del documento: indicar en qué medida se ha hecho el corte de la hoja (en caso del uso de una destructora de papel), de esta manera aseguramos que los datos de las terceras personas no se puedan recuperar.
7 beneficios de la destrucción de documentos confidenciales
Como empresa, y por ley, eres responsable de la confidencialidad de la información de tus clientes y proveedores. Ahora bien, ¿cuáles son los principales beneficios de la destrucción documental?
Te los explicamos:
- Protección de datos personales: La destrucción segura de documentos confidenciales impide que la información confidencial (como los datos personales, detalles financieros, datos médicos, etc.) caiga en manos equivocadas. Esto es especialmente importante en el contexto actual, donde la fuga de información puede tener consecuencias devastadoras tanto para los particulares como para las empresas.
- Cumplimiento de normativas: Con el aumento de las regulaciones sobre la protección de datos, como el RGPD en la Unión Europea, la destrucción adecuada de documentos ayuda a cumplir con estas leyes, evitando multas y sanciones.
- Prevención de fugas de información: En un mundo donde la información es poder, proteger la confidencialidad mediante la destrucción de documentos ayuda a prevenir el espionaje corporativo y la fuga de información interna.
- Reducción de riesgos de seguridad: Eliminando documentos que ya no son necesarios, reduces la cantidad de material susceptible de ser robado, perdido o utilizado con fines maliciosos.
- Optimización del espacio de almacenamiento: La destrucción regular de documentos irrelevantes u obsoletos libera espacio de almacenamiento, tanto físico como digital.
- Responsabilidad ambiental: Si la destrucción de documentos se realiza de manera ambientalmente responsable, como a través del reciclaje, también contribuye al compromiso de la empresa con la sostenibilidad.
- Aumento de la confianza de los clientes: Cuando una empresa demuestra un compromiso firme con la protección de la información confidencial, mejora su reputación y gana confianza entre sus clientes.
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