A partir del 2025, el sistema tradicional de registre de la jornada laboral ja no es podrà fer en paper: caldrà fer-ho de forma digital per garantir més transparència, seguretat i traçabilitat en el control horari de la plantilla.
Aquest nou requisit té com a objectiu millorar el control i prevenir possibles fraus en la gestió horària. Amb l’adopció de sistemes digitals, es redueixen els errors humans, es facilita el compliment normatiu i s’eviten possibles sancions per a les empreses.
En aquest article, et detallem els avantatges, requisits i obligacions d’aquesta normativa, t’expliquem com funciona el registre digital de la jornada i com el software d’ON4 pot facilitar-te la transició cap a aquest nou model.
Et pot interessar: Trabajo lo confirma: cuándo deja de ser válido el registro horario en papel
Per què es modifica la normativa sobre el registre de la jornada laboral?
La nova regulació (Avantprojecte de Llei per a la reducció de la durada màxima de la Jornada ordinària de Treball, el Registre de Jornada i el Dret a la Desconnexió) busca solucionar diversos inconvenients del sistema de fitxatge manual:
- Millora la traçabilitat: Els registres en paper poden perdre’s o manipular-se i, en cas d’inspecció, dificulten l’accés a informació fiable.
- Evita els errors humans: Apuntar les hores d’entrada i sortida manualment pot generar errors involuntaris que poden afectar el còmput total d’hores treballades.
- Prevé el frau: Un registre electrònic evita manipulacions en les hores extres i assegura un control just.
- Protegeix els drets laborals: La implantació d’un sistema digital garanteix que la plantilla no realitza hores extres sense declarar o sense retribució.
- Facilita el teletreball: Amb l’auge del treball remot, el registre digital permet un millor seguiment de les jornades laborals, independentment de la ubicació de la plantilla.
- Adaptació a noves formes de treball: La digitalització del registre s’alinea amb les tendències actuals en automatització i gestió eficient del temps.
En definitiva, la nova normativa millora els inconvenients del fitxatge manual, com la manca de traçabilitat, el risc dels errors humans i les dificultats durant les inspeccions laborals. Amb l’ús de la tecnologia, no només es garanteix un registre precís de les hores treballades, sinó que també es redueix el risc de frau relacionat amb el fitxatge de les hores extres. Aquestes millores beneficien empresaris, personal treballador i sindicats i permeten un sistema més transparent, segur i eficient.
Et pot interessar: Adiós a las 40 horas de jornada laboral y reforma del registro horario
Vuit condicions que ha de complir el Registre digital de jornada laboral
La normativa estableix que el sistema digital ha de garantir:
- Autenticitat de les dades: El sistema ha de garantir que les dades reflectides en el registre siguin autèntiques i no manipulables.
- Traçabilitat de la informació: L’empresa ha de poder comprovar, en qualsevol moment, l’historial de registres de jornada de cada persona treballadora.
- Identificació de la plantilla: El sistema digital ha de permetre la identificació inequívoca de la persona que està registrant la seva jornada laboral.
- Disponibilitat de les dades: La informació del registre ha d’estar disponible per a consultes i inspeccions durant un període mínim de quatre anys.
- Seguretat de la informació: El sistema ha de complir amb la normativa de protecció de dades (RGPD) i garantir que la informació sigui confidencial i només accessible per personal autoritzat.
- Accessibilitat multiplataforma: Ha de permetre el registre de jornada des de diferents dispositius com ara ordinadors, mòbils i tauletes.
- Adaptabilitat a diferents jornades: Ha de contemplar diversos tipus de jornada laboral, incloent-hi el teletreball i les jornades flexibles.
- Capacitat d’informes i auditoria: Ha de generar informes automatitzats sobre els registres horaris i facilitar-ne la supervisió.
A qui s’aplica el registre d’horari?
El registre d’horari s’aplica a la totalitat de la plantilla, al marge de la seva categoria o grup professional, a tots els sectors d’activitat i a totes les empreses, independentment de la seva grandària o organització. Inclou el personal desplaçat, comercials, personal temporal, a distància o en qualsevol altra situació en què la prestació laboral no es desenvolupa, totalment o parcialment, en el centre de treball de l’empresa.
En resum, han de complir amb el registre horari:
- Personal treballador a temps complet i a temps parcial.
- Personal treballador amb jornades flexibles o torns rotatius.
- Personal comercial i personal treballador desplaçat que desenvolupen la seva activitat fora del centre de treball.
- Personal treballador de sectors amb jornades irregulars, com el transport, la construcció, la sanitat i l’agricultura.
- Personal treballador en règim de teletreball o treball a distància.
Compleix el registre horari amb ON4
A ON4 disposem d’un software de control horari per a poder fitxar i registrar la jornada laboral en temps real i evitar els fulls d’Excel i el paper. Funciona a través dels següents dispositius: ordinador (PC o Mac), tauleta o iPad i telèfon mòbil (android o iOS), i es pot fitxar mitjançant PIN o amb usuari i contrasenya.
El software proporciona, en forma d’anàlisi, la informació i dades estadístiques orientades a l’organització de la jornada laboral i compleix amb la legislació vigent (Reial decret llei 8/2019, de 8 de març) en matèria de registre horari de la plantilla, ja que manté la informació durant quatre anys.
Cinc beneficis del programa de registre horari d’ON4
El programa de registre horari d’ON4 és la solució ideal per a PIMES i autònoms. Compleix amb la normativa de Seguretat i Protecció de dades segons el Reglament General de Protecció de Dades (RGPD) i permet administrar perfils de clients i perfils d’empreses. Et destaquem les cinc principals avantatges:
- Permet imprimir o descarregar els registres de fitxatges de la plantilla i està preparat per a qualsevol inspecció de treball.
- Permet gestionar totes les delegacions d’un mateix grup empresarial i simplifica la gestió.
- Permet fitxar a través del mòbil en cas que es faci teletreball o la persona no estigui en el seu lloc de treball habitual.
- Permet controlar el registre de forma senzilla i eficaç i conèixer l’àrea o zona on es troben els empleats en temps real.
- Genera automàticament informes setmanals o mensuals per empleat.
No complir amb les obligacions del registre de la jornada laboral pot comportar sancions econòmiques importants que van des dels 70 euros (falta lleu) fins als 225.018 euros, en cas de considerar-se faltes molt greus.
| Incompliment | Tipus | Sanció (*) |
| Absència de registre de la jornada diària | Infracció lleu: no informar de les principals condicions d’execució de la prestació laboral. Infracció lleu: incompliment que afecti obligacions merament formals o documentals. Infracció greu: la transgressió de les normes i els límits legals o pactats en matèria de temps de treball. | De 70 a 750 € De 70 a 750 € De 751 a 7.500 € |
| No comunicació de les hores extra realitzades | Infracció greu: la transgressió dels drets d’informació, audiència i consulta a la representació legal de la plantilla. | De 751 a 7.500 € |
| Emmascarar les hores extra sota altres conceptes salarials | Infracció molt greu: si s’ha produït un augment indegut de prestacions. | De 7.501 a 225.018 € |
(*) Sancions segons l’article 40 de la LISOS
A més, el Ministeri de Treball i Economia Social podrà intensificar les inspeccions per assegurar el compliment de la normativa i imposar sancions addicionals en cas de reincidència.
Aquestes sancions fan evident la importància d’adoptar un sistema de registre fiable i segur. Des d’ON4 t’ajudem a complir amb la normativa de registre horari i a evitar riscos legals.