A partir de 2025, el sistema tradicional de registro de la jornada laboral ya no podrá realizarse en papel: deberá hacerse de forma digital para garantizar mayor transparencia, seguridad y trazabilidad en el control horario de la plantilla.
Este nuevo requisito tiene como objetivo mejorar el control y prevenir posibles fraudes en la gestión horaria. Con la adopción de sistemas digitales, se reducen los errores humanos, se facilita el cumplimiento normativo y se evitan posibles sanciones para las empresas.
En este artículo, te detallamos las ventajas, requisitos y obligaciones de esta normativa, te explicamos cómo funciona el registro digital de la jornada y cómo el software de ON4 puede facilitarte la transición hacia este nuevo modelo.
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¿Por qué se modifica la normativa sobre el registro de la jornada laboral?
La nueva regulación (Anteproyecto de Ley para la reducción de la duración máxima de la Jornada Ordinaria de Trabajo, el Registro de Jornada y el Derecho a la Desconexión) busca solucionar diversos inconvenientes del sistema de fichaje manual:
- Mejora la trazabilidad: Los registros en papel pueden perderse o manipularse y, en caso de inspección, dificultan el acceso a información fiable.
- Evita los errores humanos: Apuntar las horas de entrada y salida manualmente puede generar errores involuntarios que afecten al cómputo total de horas trabajadas.
- Previene el fraude: Un registro electrónico evita manipulaciones en las horas extras y asegura un control justo.
- Protege los derechos laborales: La implantación de un sistema digital garantiza que la plantilla no realice horas extras sin declarar o sin retribución.
- Facilita el teletrabajo: Con el auge del trabajo remoto, el registro digital permite un mejor seguimiento de las jornadas laborales, independientemente de la ubicación de la plantilla.
- Adaptación a nuevas formas de trabajo: La digitalización del registro se alinea con las tendencias actuales en automatización y gestión eficiente del tiempo.
En definitiva, la nueva normativa soluciona los inconvenientes del fichaje manual, como la falta de trazabilidad, el riesgo de errores humanos y las dificultades durante las inspecciones laborales. Con el uso de la tecnología, no solo se garantiza un registro preciso de las horas trabajadas, sino que también se reduce el riesgo de fraude relacionado con el fichaje de horas extras. Estas mejoras benefician a empresarios, trabajadores y sindicatos, permitiendo un sistema más transparente, seguro y eficiente.
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Ocho condiciones que debe cumplir el Registro Digital de Jornada Laboral
La normativa establece que el sistema digital debe garantizar:
- Autenticidad de los datos: El sistema debe garantizar que los datos reflejados en el registro sean auténticos y no manipulables.
- Trazabilidad de la información: La empresa debe poder comprobar, en cualquier momento, el historial de registros de jornada de cada persona trabajadora.
- Identificación de la plantilla: El sistema digital debe permitir la identificación inequívoca de la persona que está registrando su jornada laboral.
- Disponibilidad de los datos: La información del registro debe estar disponible para consultas e inspecciones durante un período mínimo de cuatro años.
- Seguridad de la información: El sistema debe cumplir con la normativa de protección de datos (RGPD) y garantizar que la información sea confidencial y solo accesible por personal autorizado.
- Accesibilidad multiplataforma: Debe permitir el registro de jornada desde diferentes dispositivos como ordenadores, móviles y tabletas.
- Adaptabilidad a diferentes jornadas: Debe contemplar diversos tipos de jornada laboral, incluyendo el teletrabajo y las jornadas flexibles.
- Capacidad de informes y auditoría: Debe generar informes automatizados sobre los registros horarios y facilitar su supervisión.
¿A quién se aplica el registro horario?
El registro horario se aplica a la totalidad de la plantilla, sin importar su categoría o grupo profesional, en todos los sectores de actividad y en todas las empresas, independientemente de su tamaño u organización. Incluye al personal desplazado, comerciales, personal temporal, a distancia o en cualquier otra situación en la que la prestación laboral no se desarrolle, total o parcialmente, en el centro de trabajo de la empresa.
En resumen, deben cumplir con el registro horario:
- Personas trabajadoras a tiempo completo y parcial.
- Personas trabajadoras con jornadas flexibles o turnos rotativos.
- Comerciales y personas trabajadoras desplazadas que desarrollan su actividad fuera del centro de trabajo.
- Personas trabajadoras de sectores con jornadas irregulares, como el transporte, la construcción, la sanidad y la agricultura.
- Personas trabajadoras en régimen de teletrabajo o trabajo a distancia.
Cumple el registro horario con ON4
En ON4 disponemos de un software de control horario para fichar y registrar la jornada laboral en tiempo real, evitando el uso de hojas de Excel y el papel. Funciona a través de los siguientes dispositivos: ordenador (PC o Mac), tableta o iPad y teléfono móvil (Android o iOS), y se puede fichar mediante PIN o con usuario y contraseña.
El software proporciona información y datos estadísticos orientados a la organización de la jornada laboral y cumple con la legislación vigente (Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo) en materia de registro horario de la plantilla, ya que mantiene la información durante cuatro años.
Cinco beneficios del programa de registro horario de ON4
El programa de registro horario de ON4 es la solución ideal para PYMES y autónomos. Cumple con la normativa de Seguridad y Protección de Datos según el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y permite administrar perfiles de clientes y empresas. Destacamos cinco principales ventajas:
- Permite imprimir o descargar los registros de fichajes de la plantilla y está preparado para cualquier inspección de trabajo.
- Permite gestionar todas las delegaciones de un mismo grupo empresarial y simplifica la gestión.
- Permite fichar a través del móvil en caso de teletrabajo o si la persona no está en su lugar de trabajo habitual.
- Permite controlar el registro de forma sencilla y eficaz, conociendo la ubicación de los empleados en tiempo real.
- Genera automáticamente informes semanales o mensuales por empleado.
No cumplir con las obligaciones del registro de la jornada laboral puede conllevar sanciones económicas importantes, que van desde los 70 euros (falta leve) hasta los 225.018 euros en caso de considerarse faltas muy graves.
| Infracción | Tipo | Sanción (*) |
| Ausencia de registro de la jornada diaria | Infracción leve: no informar de las principales condiciones de ejecución de la prestación laboral. Infracción leve: incumplimiento que afecte obligaciones meramente formales o documentales. Infracción grave: transgresión de las normas y los límites legales o pactados en materia de tiempo de trabajo. | De 70 a 750 € De 70 a 750 € De 751 a 7.500 € |
| No comunicar las horas extra realizadas | Infracción grave: transgresión de los derechos de información, audiencia y consulta a la representación legal de la plantilla. | De 751 a 7.500 € |
| Ocultar las horas extra bajo otros conceptos salariales | Infracción muy grave: si se ha producido un aumento indebido de prestaciones. | De 7.501 a 225.018 € |
(*) Sanciones según el artículo 40 de la LISOS.
Además, el Ministerio de Trabajo y Economía Social podrá intensificar las inspecciones para asegurar el cumplimiento de la normativa e imponer sanciones adicionales en caso de reincidencia.
Estas sanciones evidencian la importancia de adoptar un sistema de registro fiable y seguro. Desde ON4 te ayudamos a cumplir con la normativa de registro horario y a evitar riesgos legales.