Es parla molt de la protecció de dades a les empreses, però… com s’aplica la normativa de protecció de dades a les comunitats de propietaris?
Ho descobrim.
La Llei Orgànica de Protecció de Dades i Garantia de Drets Digitals (LOPDGDD) estableix que totes les entitats que tractin amb dades personals han de complir una sèrie d’obligacions per a garantir la protecció dels drets fonamentals de les persones.
Tal com explica l’Agència Espanyola de Protecció de Dades (AEPD), a les comunitats de propietaris existeix un tractament derivat de la gestió de la comunitat en què s’inclouen les dades personals dels propietaris (nom, cognoms, adreça, correu electrònic, dades bancàries, etc.).
Com ja hem dit en més d’una ocasió, totes les dades que puguin ser utilitzades per a identificar a una persona, han de ser protegides. Per això, com que tracten dades personals, les comunitats de propietaris han de complir la normativa de protecció de dades.
Quina diferència hi ha entre una comunitat de propietaris i un administrador de finques en matèria de protecció de dades?
D’una banda, les comunitats de propietaris són una entitat jurídica formada per tots els propietaris d’un mateix edifici i són responsables del tractament de les seves dades personals. Poden prendre decisions sobre la classe de tractament i la seva finalitat i han de garantir la seguretat i confidencialitat de les dades.
D’altra banda, en cas d’haver-hi un administrador de finques, aquest s’encarrega del tractament de les dades, però no n’és el responsable. Té accés a la base de dades i pot gestionar-la seguint les instruccions del responsable.
Quines són les principals obligacions d’una comunitat de propietaris?
A més de convocar i celebrar les Juntes de Propietaris, aprovar el pressupost anual i realitzar el manteniment de la finca, les comunitats de propietaris han de complir una sèrie d’obligacions en matèria de protecció de dades. Detallem les 5 principals:
1. Complir amb el dret d’informació
La comunitat de propietaris ha d’informar els titulars de les dades personals sobre la identitat del responsable del tractament, la finalitat del tractament, la legitimació, els destinataris o categories de destinataris de les dades, el termini de conservació i els seus drets.
2. Garantir la seguretat
La comunitat de propietaris ha de garantir la seguretat de les dades personals que tracta, adoptant les mesures necessàries per a evitar la seva pèrdua, alteració, accés no autoritzat o qualsevol altra forma de tractament indegut.
En aquest sentit, l’accés a la informació personal dels propietaris ha d’estar limitat a aquelles persones que necessitin accedir-hi per a realitzar les seves tasques dins de la comunitat, com l’administrador de finques o el president.
En el cas d’utilitzar sistemes informàtics, és important aplicar mesures de seguretat per a protegir les dades personals de la comunitat contra possibles atacs cibernètics.
3. Garantir la confidencialitat
La comunitat de propietaris ha de garantir la confidencialitat de les dades personals que tracta i no comunicar-les a tercers sense el consentiment exprés dels seus titulars.
4. Atendre els drets de protecció de dades dels titulars
La comunitat de propietaris ha de garantir l’exercici dels drets dels titulars de les dades personals, com ara el dret d’accés, rectificació, supressió, limitació, portabilitat i oposició.
5. Crear un registre d’activitats
La comunitat de propietaris ha de portar un registre de les activitats de tractament de dades personals que realitza i establir-ne els terminis de conservació (vegeu l’exemple de baix).
https://www.aepd.es/es/documento/guia-administradores-fincas.pdf
En tot cas, la comunitat de propietaris és responsable de garantir el compliment de la normativa de protecció de dades, incloent-hi la possibilitat de responsabilitat civil i administrativa en cas d’incompliment.
Pot tenir accés un propietari a les despeses de la seva comunitat?
Com consta en el portal de l’AEPD, els tractaments de dades personals continguts en els documents d’una Comunitat de propietaris, entre ells les despeses, poden contenir una gran quantitat d’informació personal, com ara dades identificatives i de contacte de propietaris, números de compte corrent, coeficients de participació, ingressos realitzats pels o propietaris o deutes que aquests puguin tenir amb la comunitat. Per tant, un propietari o propietària, podrà accedir a les despeses i altra informació comunitària, sempre que l’accés estigui justificat, sigui necessari, limitat, adequat i pertinent.
Bonus track: Publicar el deute d’un habitatge en el tauler d’anuncis d’una comunitat, vulnera la Llei orgànica de Protecció de Dades?
Segons informa l’AEPD, des de l’òptica de protecció de dades, “no és legal” exposar la llista de veïns deutors a la vista de tercers. Ara bé, hi ha determinats suposats, en els quals podria publicar-se.
Vegem un exemple:
L’any 2019, una comunitat de propietaris de València va publicar el deute d’un dels habitatges en el tauler d’anuncis de la finca. I va ser objecte de discussió: La comunitat de propietaris havia vulnerat la llei de protecció de dades?
Després que la persona afectada presentés un recurs contra l’administrador de la comunitat, l’AEPD va confirmar que no s’havia vulnerat la llei, ja que no es necessita l’aprovació de l’ús de les dades personals per a gestions internes de la comunitat.
En la notificació no constaven ni el nom ni el cognom del propietari, però les seves dades podien extreure’s de la bústia i identificar-li fàcilment. Així i tot, l’AEPD va desestimar el recurs, considerant que era un tema d’interès per a la comunitat.
La Llei de Propietat Horitzontal
En aquest cas va influir la Llei de Propietat Horitzontal (LPH) que regula l’organització i el funcionament de les comunitats de propietaris.
En concret, els articles 16 i 19 de la LPH estableixen l’obligació de les comunitats de propietaris de portar un llibre d’actes i també un llibre de registre de propietaris amb “la identitat dels titulars i les quotes de participació corresponents”. A més, el seu article 16.2 preveu que “la convocatòria de la Junta contingui la relació de veïns morosos que estiguin privats del vot”.
Ara bé, és important recordar que tota la informació deurà sempre mantenir-se a l’interior de la comunitat i no arribar a terceres persones, evitant qualsevol mitjà que pugui suposar l’accés a tercers (Internet).