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¿Cómo garantizar el cumplimiento de la ley de protección de datos en tu negocio?
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La información personal es uno de los activos más valiosos para cualquier empresa. Pero, como ocurre con todo lo que tiene valor, también conlleva responsabilidades.

Imagina que un cliente te solicita información sobre tus servicios y, meses después, recibe un correo promocional tuyo sin haber dado su consentimiento. O que un trabajador ve su foto en la página web de la empresa sin que nadie le haya pedido permiso. Son situaciones más comunes de lo que parece y pueden derivar en sanciones importantes.

Para evitar riesgos innecesarios, es fundamental tener claro cómo gestionar correctamente los datos personales de clientes, trabajadores y colaboradores, según establece el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y la Ley Orgánica 3/2018 de Protección de Datos.

A continuación, te detallamos los puntos clave para garantizar el cumplimiento normativo y proteger la información con la que trabajas.

¿Qué debes tener en cuenta al tratar datos personales?

Cuando se trata de información personal, no todo vale. Cada dato que recojas, almacenes o utilices debe estar justificado y protegido. Estos son los aspectos más importantes a considerar:

1 | Tratamiento de datos de clientes

Gestionar los datos de los clientes no solo implica tenerlos almacenados correctamente, sino también garantizar que su uso sea legítimo y transparente.

  • Base de legitimación: La ejecución del contrato de Servicios justifica el tratamiento de los datos necesarios para la prestación del Servicio autorizado.
  • Consentimiento: Si se quieren utilizar los datos para fines adicionales, como comunicaciones comerciales, envío de promociones, felicitaciones navideñas o invitaciones a eventos, es necesario obtener el consentimiento explícito del cliente.
  • Duración del tratamiento: Los datos deben conservarse durante el tiempo necesario para la gestión del servicio y, posteriormente, solo durante el tiempo que exija la legislación fiscal o de responsabilidades legales.

Caso real: Un centro estético fue sancionado con 10.000 euros por publicar imágenes de una clienta sin su consentimiento. Un recordatorio claro de que, antes de compartir cualquier información personal, es imprescindible contar con la autorización correspondiente. Más información aquí.

2 | Tratamiento de datos laborales de los trabajadores

Las empresas tratan diariamente datos personales de sus empleados para su gestión laboral y administrativa. Sin embargo, esto no significa que puedan utilizarse sin control.

  • Información y transparencia: Los trabajadores deben ser informados sobre qué datos se recopilan, con qué finalidad, quién tendrá acceso a estos datos y durante cuánto tiempo se conservarán.
  • Legitimación: No es necesario el consentimiento del trabajador para tratar los datos laborales, ya que la base de legitimación es la ejecución del contrato laboral y el cumplimiento de las obligaciones legales (Seguridad Social, Hacienda, etc.).
  • Seguridad y confidencialidad: Los datos de los trabajadores deben estar protegidos con medidas de seguridad adecuadas para evitar accesos no autorizados.

Caso real: La AEPD multó a Uniqlo con 270.000 euros por equivocarse con un PDF y enviar los datos personales y las nóminas de 447 empleados. Lee la noticia.

3 | Captación y uso de imágenes de los trabajadores y control laboral

La empresa debe gestionar con cuidado la captación y uso de imágenes y la supervisión de la actividad laboral, ya que pueden afectar la privacidad de los trabajadores.

  • Videovigilancia: Para el control laboral mediante cámaras de seguridad, no se requiere el consentimiento del trabajador, pero debe proporcionarse información previa clara sobre la captación de imágenes. Su base de legitimación es el interés de la empresa en el cumplimiento de las obligaciones laborales.

Te puede interesar: Videovigilancia y protección de datos: ¿Cómo preservar la privacidad en un mundo cada vez más vigilado?

  • Publicación de imágenes: En caso de que se quieran utilizar imágenes de los trabajadores para fines como la web de la empresa, redes sociales o vídeos corporativos, es imprescindible obtener el consentimiento del trabajador. Esto va más allá de los datos mínimos necesarios para llevar a cabo la relación laboral y, por tanto, requiere el consentimiento, al igual que el uso del teléfono móvil o correo electrónico personal del trabajador.

Te puede interesar: ¿Puedo añadir una persona a un grupo de WhatsApp sin su consentimiento?

  • Control de dispositivos: Como medida excepcional, la empresa puede supervisar el ordenador o el móvil laboral de un trabajador solo si hay sospecha de incumplimiento de sus tareas y obligaciones laborales, habiendo informado previamente y siempre respetando su privacidad.

Te puede interesar: ¿Es legal controlar el ordenador o el móvil de un trabajador?

Caso real: Un despacho de abogados fue multado con 5.000 euros por no obtener el consentimiento expreso para publicar la fotografía de uno de sus abogados en la web. Consulta el cas aquí.

4 | Transferencia o comunicación de los datos

Los datos personales pueden compartirse con terceros bajo determinadas condiciones:

  1. Sin necesidad de consentimiento: Cuando se comunican datos a asesorías, servicios de prevención de riesgos laborales (PRL) o administraciones públicas para cumplir con obligaciones legales.
  2. Fusiones y adquisiciones: En casos de fusiones, absorciones o adquisiciones de empresas, los datos pueden transferirse sin necesidad de consentimiento, siempre garantizando su protección.
  3. Cuándo sí es necesario el consentimiento: Por ejemplo, si la empresa quiere publicar el nombre o cargo de un trabajador en la página web o en la intranet corporativa, debe obtener su consentimiento previo.

¿Cuáles son los primeros pasos para asegurar el cumplimiento de la normativa de protección de datos?

Para garantizar el cumplimiento de la normativa, las empresas deben seguir estos pasos:

  1. Determinar la necesidad del tratamiento de datos personales y su finalidad.
  2. Escoger la base de legitimación más adecuada y, si es el consentimiento, asegurarse de que sea informado, libre, especifico, inequívoco y que pueda ser revocado.
  3. Garantizar el derecho de información a los interesados, incluyendo la explicación de los derechos de acceso, rectificación, supresión, oposición, portabilidad, limitación del tratamiento y el derecho a no ser objeto de decisiones automatizadas.
  4. Implementar las medidas de seguridad adecuadas según el nivel de riesgo identificado (bajo, medio o alto), para evitar accesos no autorizados o pérdidas de datos.

El cumplimiento de la normativa de protección de datos es esencial para evitar sanciones y garantizar la seguridad y confidencialidad de la información. Cada empresa debe asegurarse de que solamente trata datos personales con una justificación válida, aplicando medidas de seguridad adecuadas y respetando los derechos de los interesados. Además, protocolizar las actuaciones en materia de protección de datos y determinar el riesgo según la tipología de datos tratados, el volumen y el número de afectados permitirá garantizar el cumplimiento normativo y evitar posibles sanciones.

La protección de datos no solo es una exigencia legal, sino también un compromiso con la transparencia y la seguridad de la información que, a su vez, genera confianza entre clientes, trabajadores y colaboradores. Adoptar una cultura de protección de datos en la organización refuerza la reputación corporativa y minimiza riesgos frente a posibles sanciones o incidentes de seguridad.

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