Las reuniones ocupan una parte considerable del día a día en la gestión y comunicación interna de las organizaciones. Para que las reuniones sean eficaces debemos planificar y tomar decisiones, antes de llevarlas a cabo.

A menudo, parte de las personas que integran una organización dudan de la utilidad y eficacia de las reuniones. En múltiples ocasiones tenemos la impresión de que pueden llegar a resultar una pérdida de tiempo e incluso obstaculizar el logro de los objetivos de la organización.

Estos pensamientos y sensaciones son originados por alguno de los siguientes resultados de una mala planificación de las reuniones que se traduce en la disminución de su eficacia:

reuniones convocadas sin una preparación previa por parte del dirigente de la reunión o por parte de las personas asistentes,
desconocimiento del contenido de la reunión,
falta de puntualidad y de planificación,
objetivo no definido, etc.
No obstante, las reuniones son imprescindibles para el buen funcionamiento de una organización. Una reunión favorece la transmisión de una información a un conjunto de trabajadores, permite estudiar o analizar propuestas o soluciones a temas o problemas que tiene la organización, posibilita el crear opinión y transmitir ideas, el formar a miembros de un equipo de trabajo sobre un tema, el poder tomar decisiones de forma consensuada, el lograr un sentimiento de pertenencia a la organización, generan un compromiso con las decisiones tomadas y los objetivos fijados, etc