En muchos procesos de elaboración del Plan de Igualdad, la misma pregunta se repite: ¿hasta qué punto se deben compartir los datos salariales? ¿Es obligatorio incluir toda la información, aunque se pueda identificar el salario de una persona concreta?
Esta cuestión ha sido analizada recientemente por el Tribunal Supremo en la Sentencia 1302/2024, de 21 de noviembre de 2024, en relación con el contenido del registro retributivo y los límites derivados de la protección de datos.
Este tipo de situaciones no son excepcionales. En muchas empresas, la voluntad de cumplir con la transparencia retributiva convive con la duda de si se está exponiendo información sensible de la plantilla.
En este artículo te explicamos qué dice la normativa y qué criterio fija el Tribunal Supremo.
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El registro retributivo: ¿qué exige la normativa?
El registro retributivo está regulado en el artículo 28.2 del Estatuto de los Trabajadores y desarrollado por el Real Decreto 902/2020 sobre igualdad retributiva.
Esta normativa establece que las empresas deben disponer de un registro con los valores medios de las retribuciones de su plantilla, desagregados por sexo y por puestos de trabajo de igual valor.
Esto incluye:
- Media aritmética: es la media de los salarios dentro de un mismo grupo o puesto de trabajo. Permite tener una visión general del nivel retributivo.
- Mediana: es el valor central de los salarios. Es especialmente útil porque evita distorsiones cuando hay sueldos muy altos o muy bajos.
- Conceptos salariales: el registro no solo incluye el salario base, sino también otros conceptos como complementos, variables o percepciones extrasalariales.
El objetivo no es conocer el salario de cada persona trabajadora, sino detectar posibles desigualdades retributivas entre mujeres y hombres. Tal como recuerda el Tribunal Supremo, el registro retributivo se basa en datos agregados, no en información individualizada.
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El problema: cuando el dato deja de ser anónimo
En la práctica, sin embargo, esta lógica no siempre es tan clara.
Cuando se trabaja con grupos reducidos, la media aritmética o la mediana pueden permitir identificar indirectamente el salario de una persona.
Esto es habitual en puestos de trabajo con poca plantilla, categorías muy específicas y estructuras con baja representación de uno de los sexos. En estos casos, la transparencia puede entrar en conflicto con la protección de datos personales.
El criterio del Tribunal Supremo
Esta cuestión ha sido resuelta por el Tribunal Supremo en la Sentencia 1302/2024.
El Tribunal establece que el registro retributivo:
- Debe incluir valores medios, no salarios individuales.
- No puede incorporar datos que permitan identificar personas concretas.
- Debe respetar el principio de minimización de datos.
Por tanto, el Tribunal concluye que no existe una obligación legal que justifique facilitar datos que permitan identificar la retribución individual de una persona trabajadora.
¿Cuándo se deben incluir los datos?
Más allá del marco legal, la sentencia aporta un criterio práctico clave para las empresas.
Según el caso analizado, se pueden incluir medias y medianas cuando:
- Hay tres o más personas en cada sexo dentro del puesto de trabajo.
No se deben incluir datos cuando:
- Hay una sola persona de un sexo.
- Hay una persona de cada sexo.
- Hay solo dos personas del mismo sexo.
En estos supuestos, la información deja de ser agregada y puede permitir identificar salarios individuales, lo que vulneraría la confidencialidad.
Protección de datos y Plan de Igualdad: una relación directa
El registro retributivo forma parte del Plan de Igualdad, pero eso no significa que quede fuera de la normativa de protección de datos.
De hecho, todos los datos que se incluyen son datos personales y, por tanto, deben tratarse de acuerdo con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y la Ley Orgánica 3/2018, de protección de datos personales y garantía de los derechos digitales.
Esto implica que las empresas deben:
- Tratar únicamente los datos necesarios: el registro debe contener información suficiente para analizar posibles desigualdades, pero sin incorporar datos innecesarios.
- Evitar la identificación directa o indirecta de personas: especialmente en grupos reducidos, donde una media o mediana puede revelar el salario de una persona concreta.
- Garantizar la seguridad de la información: estableciendo medidas que eviten accesos no autorizados o usos indebidos de los datos.
- Justificar cualquier tratamiento de datos personales: solo se pueden tratar datos cuando existe una base legal clara, como el cumplimiento de una obligación normativa.
El registro retributivo no legitima, por sí solo, el acceso a datos salariales individualizados, ya que la normativa exige trabajar con valores medios y respetar el principio de minimización de datos.
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Las empresas deben revisar cómo están elaborando su registro retributivo y asegurarse de que los datos son realmente agregados, no se pueden identificar personas en grupos reducidos y se respeta el equilibrio entre transparencia y confidencialidad.
La falta de este equilibrio puede conllevar riesgos tanto en materia de igualdad como de protección de datos, ya sea porque el registro no permite analizar correctamente posibles desigualdades retributivas, o porque se facilitan datos que pueden llegar a identificar salarios individuales sin base legal suficiente, con el consiguiente riesgo de requerimientos o conflictos internos.
La transparencia retributiva es una obligación legal, pero no es absoluta. Según el Tribunal Supremo, debe convivir con el derecho a la protección de datos personales.
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