El 30 de junio de 2026, la Audiencia Nacional anuló la aprobación y la publicación de la Guía sobre tratamientos de control de presencia mediante sistemas biométricos de la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD).

Ahora bien, la resolución no declara que el fichaje biométrico sea lícito ni da vía libre a las empresas para implantarlo. La Guía se anula por el procedimiento utilizado para aprobarla, no porque la Audiencia Nacional considere incorrectos sus criterios de fondo.

Te explicamos qué ha ocurrido, qué cambia realmente y qué deberían revisar las empresas que utilizan estos sistemas.

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¿Qué ha ocurrido con la Guía de biometría?

La Sentencia 367/2026, de 30 de junio, de la Sala Contenciosa Administrativa de la Audiencia Nacional, estima el recurso presentado por la Asociación Española de Empresas de Seguridad y deja sin efecto la aprobación y la publicación de la Guía de biometría de la AEPD.

La Guía, publicada el 23 de noviembre de 2023, establecía los criterios de la Agencia para utilizar datos biométricos en sistemas de registro de jornada y control de acceso, tanto en el ámbito laboral como no laboral.

El documento adoptaba un enfoque restrictivo y exigía, entre otras cuestiones, analizar la necesidad y proporcionalidad del sistema, valorar alternativas menos invasivas y revisar los riesgos derivados del tratamiento.

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La Audiencia Nacional, sin embargo, no analiza si estos criterios son correctos o incorrectos. La cuestión que resuelve es si la AEPD podía aprobarlos mediante una guía o si, por sus efectos, debía seguir el procedimiento legal previsto para aprobar una circular.

¿Por qué la Audiencia Nacional la ha anulado?

La AEPD publicó el documento como una guía orientativa, amparándose en la disposición adicional decimoctava de la LOPDGDD, que le permite elaborar herramientas y orientaciones para facilitar el cumplimiento de la normativa.

La Audiencia Nacional recuerda, sin embargo, una regla clásica del derecho administrativo: la naturaleza de un documento no depende del nombre que le haya dado la Administración (su nomen iuris), sino de su contenido y de los efectos que produce.

La Guía no se limitaba a formular recomendaciones, sino que:

• Establecía criterios formulados en términos taxativos.
• Configuraba un marco restrictivo para implantar sistemas biométricos.
• Condicionaba las decisiones de los responsables del tratamiento.
• Contenía criterios que la AEPD utilizaba en resoluciones posteriores.
• Producía efectos sobre empresas y terceros, más allá del funcionamiento interno de la Agencia.

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Por ello, la Sala concluye que la Guía tenía, materialmente, la naturaleza de una circular de la AEPD. En consecuencia, debería haberse tramitado de acuerdo con el artículo 55 de la LOPDGDD y el artículo 6 del Estatuto de la AEPD, en lugar de aprobarse como una simple guía.

¿Qué procedimiento debería haberse seguido?

Las circulares de la AEPD fijan los criterios que seguirá la Agencia al aplicar la normativa de protección de datos. Por ello, su aprobación está sometida a un procedimiento específico con garantías de participación y control jurídico.

Entre los trámites principales, se incluyen:

• Un informe técnico que justifique la necesidad y el contenido de la circular.
• Un informe jurídico del Gabinete Jurídico de la AEPD.
• Un trámite de audiencia e información pública, con carácter general durante un mínimo de quince días hábiles.
• La posibilidad de consultar a otros organismos de la Administración afectados.
• Una memoria justificativa y el expediente completo.
• El dictamen preceptivo del Consejo de Estado.
• La aprobación de la Presidencia de la AEPD y la posterior publicación en el BOE.

El Estatuto permite reducir el plazo de audiencia hasta siete días hábiles cuando existan motivos justificados y solo permite omitirlo por razones graves de interés público, que deben motivarse expresamente.

La Guía de biometría no se tramitó mediante este procedimiento. Para la Audiencia Nacional, esta omisión no es una simple formalidad: impide que las empresas y los sectores afectados puedan participar en la elaboración de los criterios y que exista un control jurídico previo sobre su contenido.

¿Por qué esta sentencia es importante más allá de la biometría?

También fija un límite a la manera en que la AEPD puede publicar criterios que, aunque se presenten como orientaciones, instrucciones o guías, acaban condicionando las decisiones de las empresas.

Una guía puede servir para informar o facilitar el cumplimiento de la normativa. Pero, si establece criterios generales que la Agencia aplicará después en sus resoluciones, ya no actúa como una simple recomendación. En este caso, debe tramitarse con las garantías previstas para las circulares.

Esto también permite que las empresas puedan impugnar estos criterios antes de que se apliquen sanciones. En caso contrario, tendrían que esperar a recibir una sanción para poder discutir su legalidad.

¿Qué no cambia con esta sentencia?

Es importante no interpretar la resolución como una autorización general para utilizar la huella dactilar, el reconocimiento facial u otros sistemas biométricos.

La sentencia:

• No declara que el registro de jornada mediante datos biométricos sea lícito en cualquier circunstancia.
• No establece que las empresas puedan implantar estos sistemas sin una base jurídica adecuada.
• No elimina la obligación de analizar la necesidad y la proporcionalidad del tratamiento.
• No deja sin efecto los principios de minimización, protección de datos desde el diseño y seguridad.
• No excluye la necesidad de realizar una evaluación de impacto cuando el tratamiento pueda comportar un alto riesgo para los derechos y las libertades de las personas.

La Audiencia Nacional no valida ni invalida el contenido material de la Guía. Lo que concluye es que, debido a la naturaleza y los efectos de los criterios que contenía, no podía aprobarse como una simple orientación sin seguir el procedimiento previsto para las circulares.

Por tanto, la anulación del documento no elimina las obligaciones que derivan directamente del Reglamento General de Protección de Datos. El RGPD sigue protegiendo los datos biométricos cuando se tratan con la finalidad de identificar de manera unívoca a una persona, y mantiene las exigencias de licitud, necesidad, proporcionalidad, minimización y responsabilidad proactiva.

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¿Puede la AEPD volver a aprobar estos criterios?

La AEPD podría volver a formular criterios iguales o similares, pero, si tienen la finalidad de determinar con carácter general cómo actuará la Agencia, deberá tramitarlos como una circular.

Solo después de la publicación de la circular, esta cumpliría con la obligación prevista en la LOPDGDD.

Ahora bien, seguir correctamente el procedimiento no impediría que el contenido de la futura circular pudiera ser revisado por los tribunales. La tramitación correcta resuelve el defecto procedimental apreciado en esta sentencia, pero no excluye el control judicial sobre la legalidad material de los criterios que se aprueben.

¿Qué implica para las empresas que utilizan biometría?

La desaparición de la Guía como acto aprobado y publicado no crea un vacío legal. Las empresas siguen siendo responsables de demostrar que el tratamiento biométrico cumple el RGPD y la LOPDGDD.

Cada organización debe analizar su tratamiento concreto y poder justificar por qué la biometría es necesaria para alcanzar la finalidad perseguida.

En particular, conviene revisar:

• La finalidad del sistema: debe definirse si se utiliza para registrar la jornada, controlar el acceso o cumplir otra finalidad.
• La base jurídica: debe identificarse tanto la base que legitima el tratamiento como, cuando corresponda, la excepción que permite tratar categorías especiales de datos.
• La necesidad del sistema: la empresa debe poder explicar por qué no es suficiente una tarjeta, un código personal, una aplicación u otro mecanismo menos intrusivo.
• La proporcionalidad: los beneficios del sistema deben justificar el impacto que tiene sobre la privacidad de las personas.
• La evaluación de impacto: cuando el tratamiento pueda generar un alto riesgo, la evaluación debe realizarse antes de implantarlo y debe incluir las medidas previstas para reducir esos riesgos.
• Las garantías técnicas y organizativas: debe revisarse cómo se obtienen, transforman, almacenan y eliminan los datos o las plantillas biométricas, quién tiene acceso a ellos y durante cuánto tiempo se conservan.
• La información a las personas afectadas: personas trabajadoras, clientes o usuarios deben recibir información clara sobre el tratamiento y sobre el ejercicio de sus derechos.

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El Comité Europeo de Protección de Datos sigue considerando que el uso de datos biométricos comporta riesgos elevados y que deben respetarse la licitud, la necesidad, la proporcionalidad y la minimización. Por tanto, muchas de las cautelas que aparecían en la Guía no dependían exclusivamente de aquel documento, sino que derivan del propio RGPD y de la doctrina europea.

¿Y los encargados del tratamiento?

Los proveedores de sistemas biométricos también deberían revisar los servicios que ofrecen y la documentación contractual que facilitan a sus clientes.

Que una tecnología esté disponible en el mercado no significa que pueda utilizarse legítimamente en cualquier contexto. El responsable del tratamiento debe valorar la licitud del sistema, pero el encargado también debe ofrecer garantías suficientes y aplicar las medidas técnicas y organizativas establecidas en el contrato.

Por ello, es recomendable revisar las funcionalidades del producto, la ubicación de los datos, los plazos de conservación, la gestión de las plantillas biométricas, el acceso de subcontratistas y las medidas previstas ante una posible brecha de seguridad.

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La conclusión, por tanto, es clara: la sentencia modifica el valor jurídico de la Guía, pero no convierte la biometría en una opción automáticamente válida para registrar la jornada o controlar accesos.

Si la empresa no puede acreditar que el sistema es necesario, proporcional y más adecuado que las alternativas menos invasivas, debería valorar su sustitución. Y, si puede justificarlo, deberá conservar la documentación que demuestre este análisis y mantener actualizadas las medidas de seguridad y la evaluación de los riesgos.

¿Tu empresa utiliza la huella dactilar, el reconocimiento facial u otro sistema biométrico? Este es un buen momento para revisar la base jurídica, la evaluación de impacto y las alternativas menos invasivas antes de que la AEPD vuelva a fijar sus criterios mediante el procedimiento correspondiente.

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En algunas empresas, las retribuciones se han ido definiendo con el tiempo a partir de negociaciones individuales, complementos poco claros o criterios que no siempre están documentados. Esto puede dificultar la justificación de determinadas diferencias salariales.

Esto no quiere decir que toda diferencia salarial sea discriminatoria. Ahora bien, la empresa debe poder demostrar que responde a motivos objetivos, como las funciones del puesto, la responsabilidad, la experiencia o la antigüedad.

Te explicamos cuáles son las novedades más relevantes, quién deberá implementarlas y cuándo.

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¿Qué es la transparencia salarial?

La transparencia salarial consiste en facilitar información clara y justificada sobre cómo se determina la retribución dentro de la empresa. Esto incluye aspectos como el salario base, los complementos salariales, la retribución variable, las bandas salariales, los criterios de promoción o la clasificación profesional.

La transparencia salarial no consiste en publicar salarios individuales, sino en comprobar si mujeres y hombres reciben la misma retribución por un mismo trabajo o por un trabajo de igual valor. Lo que se busca es evitar que posibles diferencias retributivas por razón de sexo queden ocultas dentro de sistemas poco claros y facilitar información suficiente para detectar desigualdades.

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Marco legal

Con la Directiva (UE) 2023/970, la Unión Europea refuerza el principio de igualdad de retribución entre mujeres y hombres por un mismo trabajo o por un trabajo de igual valor.

En España, este principio no es nuevo. El Estatuto de los Trabajadores ya obliga a las empresas a garantizar la igualdad retributiva, y el Real Decreto 902/2020 regula instrumentos como el registro retributivo, la auditoría retributiva y la valoración de los puestos de trabajo.

Aun así, la nueva normativa europea, que ha entrado en vigor el 7 de junio de 2026, introduce cambios importantes que obligarán a muchas empresas a revisar cómo informan, documentan y justifican sus políticas salariales.

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¿Cuáles son las principales novedades?

La Directiva europea introduce nuevas obligaciones que afectan tanto a los procesos de selección como a la relación laboral y a la información retributiva que deberán facilitar determinadas empresas.

1 | Información salarial antes de la contractación

Las personas candidatas deberán poder conocer la retribución inicial o la banda salarial inicial del puesto de trabajo antes de la contratación, por ejemplo, en la oferta de empleo o en la entrevista.

Además, para evitar que una posible desigualdad salarial previa se traslade a una nueva relación laboral, la empresa no podrá preguntar por el salario anterior o el historial retributivo de la persona candidata.

2 | Criterios objetivos para fijar salarios

Las empresas deberán disponer de criterios objetivos y neutros respecto al género para determinar la retribución, los niveles salariales y la progresión salarial.

Esto implica revisar si los salarios, complementos, incrementos o promociones responden a factores justificables como la responsabilidad, la experiencia, las funciones, las competencias o las condiciones del trabajo.

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3 | Derecho de información de las personas trabajadoras

Las personas trabajadoras podrán solicitar información sobre su nivel retributivo individual y sobre los niveles retributivos medios de las personas que realizan el mismo trabajo o un trabajo de igual valor.

Esta información deberá estar desglosada por sexo y deberá facilitarse respetando la protección de los datos personales.

4 | Informes sobre la brecha salarial

Las empresas de 100 personas trabajadoras en adelante deberán informar periódicamente sobre diferentes datos retributivos, como la brecha salarial de género, los componentes variables o complementarios y la distribución de mujeres y hombres por tramos retributivos.

Los plazos previstos son:

• 250 o más personas trabajadoras: primer informe como máximo el 7 de junio de 2027 y, después, anualmente.
• De 150 a 249 personas trabajadoras: primer informe como máximo el 7 de junio de 2027 y, después, cada tres años.
• De 100 a 149 personas trabajadoras: primer informe como máximo el 7 de junio de 2031 y, después, cada tres años.

5 | Evaluación retributiva conjunta

Si se detecta una diferencia media de al menos el 5 % en una categoría de personas trabajadoras y esta diferencia no puede justificarse mediante criterios objetivos y neutros respecto al género, la empresa deberá ponerle remedio.

Si no se corrige dentro del plazo previsto, deberá realizarse una evaluación retributiva conjunta con la representación de las personas trabajadoras.

Esto no quiere decir que cualquier diferencia del 5 % sea automáticamente discriminatoria, pero sí obliga a la empresa a analizarla, justificarla o corregirla.

¿Deben implantarlo todas las empresas, independientemente de su tamaño?

Las nuevas obligaciones no afectan a todas las empresas de la misma manera.

Algunas medidas, como la transparencia en los procesos de selección, la prohibición de preguntar por el salario anterior o el derecho de información de las personas trabajadoras, sí tienen un alcance general y afectarán a todas las empresas.

Otras obligaciones, como los informes periódicos sobre la brecha salarial, se aplicarán, como hemos visto, a partir de determinados umbrales de plantilla.

Aun así, aunque una empresa no llegue a los 100 trabajadores, no queda fuera de las obligaciones en materia de igualdad retributiva, ya que en España todas las empresas deben disponer del registro retributivo.

Pero ¡cuidado! Transparencia no significa exponer datos personales

La transparencia salarial no elimina la obligación de proteger los datos personales de la plantilla.

El derecho a obtener información retributiva no permite acceder sin límites a los salarios individuales de compañeros o compañeras. Los datos deben facilitarse de forma agregada, proporcional y segura, especialmente en grupos reducidos en los que podría identificarse la retribución de una persona concreta.

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¿Qué riesgos puede implicar no adaptarse?

No adaptarse a las obligaciones en materia de igualdad y transparencia retributiva puede implicar diferentes riesgos para la empresa. Entre los principales, destacan:

• Requerimientos de la Inspección de Trabajo.
• Sanciones administrativas, de acuerdo con la normativa sobre infracciones y sanciones en el orden social.
• Reclamaciones individuales o colectivas por discriminación salarial.
• Obligación de justificar o corregir diferencias retributivas no justificadas.
• Conflictos con la representación legal de las personas trabajadoras.
• Riesgo reputacional y pérdida de confianza interna.

Además, la nueva normativa europea refuerza los mecanismos de cumplimiento y el derecho de las personas trabajadoras a reclamar cuando consideren que se ha vulnerado el principio de igualdad retributiva.

Un sistema retributivo bien definido ayuda a reducir conflictos, mejorar la confianza interna, prevenir desigualdades y tomar decisiones más coherentes de contratación, promoción y retención del talento.

Cumplir con estas obligaciones implica revisar el registro retributivo, analizar la brecha salarial, comprobar la valoración de los puestos de trabajo, definir criterios claros de salario y promoción, adaptar los procesos de selección y revisar las políticas internas vinculadas a la retribución, la igualdad y la confidencialidad.

Aunque el plazo para transponer la Directiva (UE) 2023/970 finalizó el 7 de junio de 2026, a 11 de junio España todavía no la ha incorporado completamente a su ordenamiento jurídico. El Ministerio de Trabajo abrió una consulta pública para preparar la norma de transposición, pero esta todavía no se ha aprobado.

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En ON4 te ayudamos a adaptar tu empresa a las novedades en materia de igualdad y transparencia salarial.

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Este tipo de pronunciamientos ya no son excepcionales.

El derecho a la desconexión digital forma parte del ordenamiento jurídico español desde el año 2018. Siete años después de la entrada en vigor de la LOPDGDD, el margen de mejora en materia de desconexión digital sigue siendo amplio. La inexistencia de protocolos, su aplicación meramente formal o la falta de formación evidencian que, en muchas organizaciones, la cultura de cumplimiento en este ámbito todavía es insuficiente.

En este artículo te explicamos por qué el derecho a la desconexión digital no es una cuestión accesoria, sino una obligación legal directamente vinculada al descanso, a la intimidad y a la salud laboral.

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El marco legal del derecho a la desconexión digital

El derecho a la desconexión digital está reconocido en el artículo 88 de la Ley Orgánica 3/2018, de protección de datos personales y garantía de los derechos digitales (LOPDGDD).

Este artículo establece que las personas trabajadoras y empleadas públicas tienen derecho a la desconexión digital fuera del tiempo de trabajo legal o convencionalmente establecido, con la finalidad de garantizar el respeto al descanso, a los permisos, a las vacaciones y a su intimidad personal y familiar.

Asimismo, la norma impone a la empresa la obligación de elaborar una política interna de desconexión digital, comunicada a la representación de las personas trabajadoras. Esta política debe definir las modalidades de ejercicio del derecho y debe incluir acciones de formación y sensibilización sobre un uso razonable de las herramientas tecnológicas.

Esta obligación es aplicable a todas las empresas, con independencia del número de personas trabajadoras en plantilla, e incluye expresamente a las personas que ocupan cargos directivos, así como a los supuestos de trabajo a distancia o teletrabajo.

Protocolo de desconexión digital y convenios colectivos

Aunque muchos convenios colectivos incorporan referencias al derecho a la desconexión digital, su regulación es a menudo genérica o limitada a una remisión a la normativa legal.

No obstante, la ausencia de regulación específica en el convenio colectivo aplicable no elimina la obligación empresarial de disponer de un protocolo de desconexión digital propio, adaptado a la organización, a la actividad y a los sistemas de trabajo existentes.

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¿Audiencia o negociación? El criterio del Tribunal Supremo

Esta cuestión ha sido analizada recientemente por el Tribunal Supremo en la Sentencia STS 1041/2025, de 11 de noviembre de 2025 (Recurso 204/2024).

En esta resolución, el Tribunal Supremo ratifica el criterio de la Audiencia Nacional y confirma que la LOPDGDD exige de manera obligatoria el trámite de audiencia previa a la representación legal de las personas trabajadoras en la elaboración del protocolo de desconexión digital, pero no impone la obligación de negociarlo, salvo que así lo establezca expresamente el convenio colectivo aplicable.

El Tribunal señala que la política interna de desconexión digital debe atender a las exigencias legales y convencionales, pero que el cumplimiento del trámite de audiencia previa es suficiente desde el punto de vista legal cuando no existe una previsión convencional que imponga la negociación colectiva.

El derecho a la desconexión digital en el punto de mira de la Inspección de Trabajo

El derecho a la desconexión digital ha sido incorporado de manera expresa en el Plan Estratégico de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social 2025–2027, aprobado por el Consejo de Ministros el 26 de agosto de 2025 y publicado en el Boletín Oficial del Estado el 12 de septiembre de 2025 mediante Resolución de la Secretaría de Estado de Trabajo.

Este Plan prevé actuaciones específicas en materia de desconexión digital, con una visión global que tiene en cuenta no solo el tiempo de trabajo, sino también los derechos de conciliación de la vida personal, familiar y laboral, el derecho a la intimidad y la posible exposición a riesgos psicosociales derivados de la hiperconexión.

Este contexto refuerza la idea de que la desconexión digital no es solo una cuestión organizativa, sino un elemento que puede dar lugar a actuaciones inspectoras, requerimientos formales y eventuales responsabilidades empresariales.

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Obligaciones legales de las empresas en materia de desconexión digital

Las empresas deben:

• Elaborar una política interna o protocolo de desconexión digital, aplicable a todas las personas trabajadoras, incluidas aquellas que ocupan cargos directivos, teniendo en cuenta lo que disponga el convenio colectivo de aplicación.
• Incluir acciones de formación y sensibilización sobre un uso razonable de las herramientas tecnológicas que evite el riesgo de fatiga informática.
• Cumplir el trámite de audiencia previa a la representación legal de las personas trabajadoras, sin que sea exigible la negociación o el acuerdo, cuando esta exista, antes de la aprobación del protocolo.

La falta de protocolo, su aplicación meramente formal o la ausencia de acciones de sensibilización pueden comportar consecuencias como requerimientos de la Inspección de Trabajo, conflictos colectivos, reclamaciones individuales y eventuales indemnizaciones por vulneración de derechos fundamentales, especialmente cuando se vinculan a la salud laboral o a los riesgos psicosociales.

Cómo se elabora un protocolo de desconexión digital

La elaboración de un protocolo de desconexión digital no consiste solo en redactar un documento, sino en analizar la realidad de la empresa, sus sistemas de trabajo y los riesgos de hiperconexión, teniendo en cuenta el convenio colectivo aplicable y el resto de políticas internas.

Desde un punto de vista de compliance laboral, es clave que el protocolo:

• Defina criterios claros sobre tiempos de disponibilidad y canales de comunicación.
• Establezca pautas específicas para mandos y cargos de responsabilidad.
• Prevea mecanismos de seguimiento y revisión.
• Incorpore acciones reales de comunicación, formación y sensibilización.

Además, el proceso debe incluir el trámite de audiencia previa con la representación legal de las personas trabajadoras y su correcta integración dentro de los sistemas internos de cumplimiento normativo.

En ON4 te ayudamos a analizar, diseñar e implantar protocolos de desconexión digital adaptados a la actividad de tu empresa.

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Respondemos las preguntas más frecuentes para entender qué implica este cambio. 

¿Qué ha decidido la AEPD? 

La AEPD ha ordenado que se ponga fin a la comunicación y tratamiento de datos personales de empresarios autónomos provenientes del censo cameral. 

• Cámara de España debe dejar de ceder datos a Camerdata. 

• Camerdata debe dejar de tratar estos datos, eliminarlos y cesar la comunicación a empresas como Informa, Iberinform Internacional y Datacentric. 

• Informa, Iberinform Internacional y Datacentric deben suprimir los datos y no podrán volver a utilizarlos salvo que cuenten con una base legal clara del artículo 6.1 del RGPD. 

¿A quién afecta esta decisión? 

• A las empresas que utilizaban estos datos para comercializar con información empresarial. 

• A los empresarios autónomos, cuyos datos no podrán ser utilizados con fines comerciales sin su consentimiento o sin una base legal adecuada. 

¿Qué cambia? 

Algunas empresas utilizaban la información del censo de las Cámaras de Comercio con fines comerciales. A partir de ahora, los datos solo podrán usarse para la finalidad institucional prevista en la ley, como las funciones representativas de las Cámaras o la elaboración del censo electoral cameral. 

¿Por qué no pueden usarse con fines comerciales? 

• El censo cameral tiene un objetivo exclusivamente institucional y electoral, no está pensado como base de datos comercial. 

• En España no existe un marco normativo que autorice la reutilización abierta de estos datos, a diferencia de otros países de la UE. 

• El interés legítimo de las empresas no es suficiente si no está recogido en una ley ni se justifica con una evaluación rigurosa de proporcionalidad. 

¿Qué pasa con mis datos si soy autónomo? 

La AEPD protege tu derecho a que tus datos no se utilicen para fines que no podías prever. En la práctica, esto significa que: 

• No podrán comercializarse sin una base legal. 

• Solo se utilizarán para las funciones públicas de las Cámaras de Comercio. 

¿Se podrán utilizar en el futuro? 

Únicamente si se produce una reforma legal que lo autorice de manera expresa y con garantías de protección. Con la normativa actual, no está permitido. 

¿Qué deben hacer ahora las empresas sancionadas? 

• Dejar de tratar estos datos sin base legal. 

• Suprimir los datos que ya tengan. 

• Cumplir siempre con los principios del RGPD: transparencia, minimización, limitación de la finalidad y responsabilidad proactiva. 

¿Se pueden recurrir estas resoluciones? 

Sí. Las empresas sancionadas pueden presentar un recurso de reposición ante la misma AEPD o acudir directamente a la Audiencia Nacional. 

Estas resoluciones refuerzan la protección de los autónomos frente a usos comerciales no autorizados de sus datos. El mensaje de la AEPD es claro: sin base legal expresa, los datos personales no pueden utilizarse más allá de la finalidad institucional para la que fueron recogidos. 

Puedes consultar la resolución de la AEPD en este enlace: Tratamiento de datos personales de empresarios autónomos: legitimación e información 

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Este compromiso se traduce, cada vez más, en la promoción de Planes de Igualdad efectivos, que dejan de ser un simple trámite para convertirse en una herramienta estratégica. Y una de las medidas más importantes dentro de estos planes es, sin duda, la conciliación de la vida laboral, personal y familiar.  

Según el Real Decreto 901/2020, los Planes de Igualdad son obligatorios para empresas con más de 50 personas trabajadoras y deben incluir acciones para favorecer la conciliación, con el fin de crear un entorno laboral más justo y adaptado a las necesidades reales de la plantilla.  

El equilibrio entre el trabajo y la vida personal no solo mejora la calidad de vida de las personas trabajadoras, sino que también refuerza la cultura corporativa, aumenta la productividad y ayuda a retener el talento. Por eso, implementar políticas de conciliación ya no es solo una cuestión de responsabilidad social: es una apuesta inteligente para el futuro de cualquier organización. 

Conciliación laboral y salud mental: ¿por qué es tan importante? 

Hablar de salud mental ya no es un tabú. Cada vez más empresas son conscientes de que cuidar el bienestar emocional de los equipos es una responsabilidad ineludible. Y, en este sentido, la conciliación juega un papel fundamental.  

Cuando las jornadas son interminables y no hay una gestión eficaz del tiempo, esto tiene un impacto directo en la salud de las personas —ansiedad, insomnio, irritabilidad, fatiga crónica o desmotivación— y también en la empresa: más bajas, menos productividad y más rotación.  

Hay que tener claro que conciliar no es un privilegio, sino una necesidad. Ofrecer flexibilidad horaria, fomentar el teletrabajo o facilitar permisos contribuye a prevenir el burnout (el síndrome del trabajador quemado), reconocido ya por la OMS como una enfermedad profesional.  

Por eso, más allá de las leyes, es necesario un cambio cultural profundo: 

• Valorar el descanso. 

• Respetar la desconexión digital. 

• Basar el trabajo en objetivos, no en horas de presencia. 

Trabajar a gusto significa vivir mejor. Y eso beneficia a todo el mundo. 

Conciliación e igualdad de género: dos caras de la misma moneda 

Cuando hablamos de conciliación, a menudo pensamos en permisos, horarios flexibles o jornadas reducidas. Pero si estas medidas no se diseñan desde la perspectiva de género, pueden reforzar las desigualdades en lugar de corregirlas.  

La conciliación debe permitir equilibrar la vida laboral con las responsabilidades personales y familiares. Este equilibrio es fundamental para avanzar hacia la igualdad de género, ya que, históricamente, las mujeres han asumido la mayor parte de las tareas de cuidado y las responsabilidades domésticas.  

La implementación de políticas de conciliación contribuye a distribuir estas responsabilidades de manera más equitativa y facilita que tanto hombres como mujeres puedan desarrollarse profesionalmente sin renunciar a la vida personal. También permite la inclusión real de familias monoparentales, personas con diversidad funcional o trabajadores con personas a su cargo. 

¿Qué medidas se pueden incluir en un Plan de Igualdad? 

Los Planes de Igualdad pueden incorporar múltiples acciones para favorecer la conciliación. Estas medidas pueden adaptarse en función del tamaño, el sector y la realidad de cada empresa. Algunas de las más habituales son: 

• Flexibilidad horaria: adaptar la hora de entrada y salida para facilitar la gestión de responsabilidades familiares. 

• Teletrabajo o modelo híbrido: permite reducir desplazamientos, mejorar la organización del tiempo y favorecer un reparto más equilibrado de las tareas familiares. 

• Permisos laborales: facilitar permisos para el cuidado de hijos, familiares dependientes o en casos de emergencias personales. 

• Servicios de apoyo a la crianza: ayudas económicas, convenios con guarderías o servicios propios dentro de la empresa. 

• Bolsa de horas: posibilidad de acumular horas extra y usarlas cuando más se necesiten. 

• Vacaciones flexibles y compactación de jornada en periodos no lectivos, como verano o Navidad. 

• Formación y sensibilización interna: para generar un cambio cultural en la organización, especialmente entre los cargos directivos. 

Estas medidas deben recogerse en el Plan de Igualdad, con indicadores claros para medir su impacto y mecanismos para revisarlas y mejorarlas con el tiempo. 

Beneficios de la conciliación dentro de los Planes de Igualdad 

Implantar medidas de conciliación no solo tiene un impacto positivo en las personas trabajadoras, sino que también aporta ventajas para las empresas: 

• Mejora de la igualdad de género: las mujeres, que a menudo son las más afectadas por la falta de conciliación, ven reducida la brecha de género en el mundo laboral cuando las empresas ofrecen políticas de conciliación. Esto ayuda a combatir las desigualdades salariales y de promoción. 

• Aumento de la productividad y del bienestar laboral: cuando las personas pueden gestionar mejor sus responsabilidades familiares y personales, se sienten más motivadas y satisfechas con su trabajo, lo que se traduce en un mejor rendimiento. 

• Retención del talento: las empresas que promueven la conciliación tienden a retener mejor a su plantilla, especialmente a aquellas personas que valoran una buena calidad de vida. Esto contribuye a una menor rotación de personal y a un mayor compromiso con la organización. 

Es clave contar con el apoyo de profesionales en esta materia. El éxito de los Planes de Igualdad y la implantación de acciones de mejora depende en gran medida del acompañamiento experto. En concreto, en ON4 Serveis i Formació, aportamos la experiencia necesaria para: 

• Diseñar Planes de Igualdad personalizados. 

• Asesorar y activar las acciones y medidas más adecuadas, teniendo en cuenta tu estructura, sector y cultura interna. 

• Evaluar y medir el impacto de las medidas de conciliación. 

• Capacitar a los equipos mediante formaciones especializadas, para que la igualdad no sea solo una palabra, sino una realidad viva dentro de la empresa. 

¿Quieres impulsar la conciliación en tu empresa? 

Si estás en proceso de crear o revisar tu Plan de Igualdad, te ayudamos a incorporar medidas de conciliación realistas y eficaces. 

Contacta con nosotros y descubre cómo podemos ayudarte.

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Imagina que un cliente te solicita información sobre tus servicios y, meses después, recibe un correo promocional tuyo sin haber dado su consentimiento. O que un trabajador ve su foto en la página web de la empresa sin que nadie le haya pedido permiso. Son situaciones más comunes de lo que parece y pueden derivar en sanciones importantes.

Para evitar riesgos innecesarios, es fundamental tener claro cómo gestionar correctamente los datos personales de clientes, trabajadores y colaboradores, según establece el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y la Ley Orgánica 3/2018 de Protección de Datos.

A continuación, te detallamos los puntos clave para garantizar el cumplimiento normativo y proteger la información con la que trabajas.

¿Qué debes tener en cuenta al tratar datos personales?

Cuando se trata de información personal, no todo vale. Cada dato que recojas, almacenes o utilices debe estar justificado y protegido. Estos son los aspectos más importantes a considerar:

1 | Tratamiento de datos de clientes

Gestionar los datos de los clientes no solo implica tenerlos almacenados correctamente, sino también garantizar que su uso sea legítimo y transparente.

• Base de legitimación: La ejecución del contrato de Servicios justifica el tratamiento de los datos necesarios para la prestación del Servicio autorizado.
• Consentimiento: Si se quieren utilizar los datos para fines adicionales, como comunicaciones comerciales, envío de promociones, felicitaciones navideñas o invitaciones a eventos, es necesario obtener el consentimiento explícito del cliente.
• Duración del tratamiento: Los datos deben conservarse durante el tiempo necesario para la gestión del servicio y, posteriormente, solo durante el tiempo que exija la legislación fiscal o de responsabilidades legales.

Caso real: Un centro estético fue sancionado con 10.000 euros por publicar imágenes de una clienta sin su consentimiento. Un recordatorio claro de que, antes de compartir cualquier información personal, es imprescindible contar con la autorización correspondiente. Más información aquí.

2 | Tratamiento de datos laborales de los trabajadores

Las empresas tratan diariamente datos personales de sus empleados para su gestión laboral y administrativa. Sin embargo, esto no significa que puedan utilizarse sin control.

• Información y transparencia: Los trabajadores deben ser informados sobre qué datos se recopilan, con qué finalidad, quién tendrá acceso a estos datos y durante cuánto tiempo se conservarán.
• Legitimación: No es necesario el consentimiento del trabajador para tratar los datos laborales, ya que la base de legitimación es la ejecución del contrato laboral y el cumplimiento de las obligaciones legales (Seguridad Social, Hacienda, etc.).
• Seguridad y confidencialidad: Los datos de los trabajadores deben estar protegidos con medidas de seguridad adecuadas para evitar accesos no autorizados.

Caso real: La AEPD multó a Uniqlo con 270.000 euros por equivocarse con un PDF y enviar los datos personales y las nóminas de 447 empleados. Lee la noticia.

3 | Captación y uso de imágenes de los trabajadores y control laboral

La empresa debe gestionar con cuidado la captación y uso de imágenes y la supervisión de la actividad laboral, ya que pueden afectar la privacidad de los trabajadores.

• Videovigilancia: Para el control laboral mediante cámaras de seguridad, no se requiere el consentimiento del trabajador, pero debe proporcionarse información previa clara sobre la captación de imágenes. Su base de legitimación es el interés de la empresa en el cumplimiento de las obligaciones laborales.

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• Publicación de imágenes: En caso de que se quieran utilizar imágenes de los trabajadores para fines como la web de la empresa, redes sociales o vídeos corporativos, es imprescindible obtener el consentimiento del trabajador. Esto va más allá de los datos mínimos necesarios para llevar a cabo la relación laboral y, por tanto, requiere el consentimiento, al igual que el uso del teléfono móvil o correo electrónico personal del trabajador.

Te puede interesar: ¿Puedo añadir una persona a un grupo de WhatsApp sin su consentimiento?

• Control de dispositivos: Como medida excepcional, la empresa puede supervisar el ordenador o el móvil laboral de un trabajador solo si hay sospecha de incumplimiento de sus tareas y obligaciones laborales, habiendo informado previamente y siempre respetando su privacidad.

Te puede interesar: ¿Es legal controlar el ordenador o el móvil de un trabajador?

Caso real: Un despacho de abogados fue multado con 5.000 euros por no obtener el consentimiento expreso para publicar la fotografía de uno de sus abogados en la web. Consulta el cas aquí.

4 | Transferencia o comunicación de los datos

Los datos personales pueden compartirse con terceros bajo determinadas condiciones:

1. Sin necesidad de consentimiento: Cuando se comunican datos a asesorías, servicios de prevención de riesgos laborales (PRL) o administraciones públicas para cumplir con obligaciones legales.
2. Fusiones y adquisiciones: En casos de fusiones, absorciones o adquisiciones de empresas, los datos pueden transferirse sin necesidad de consentimiento, siempre garantizando su protección.
3. Cuándo sí es necesario el consentimiento: Por ejemplo, si la empresa quiere publicar el nombre o cargo de un trabajador en la página web o en la intranet corporativa, debe obtener su consentimiento previo.

¿Cuáles son los primeros pasos para asegurar el cumplimiento de la normativa de protección de datos?

Para garantizar el cumplimiento de la normativa, las empresas deben seguir estos pasos:

1. Determinar la necesidad del tratamiento de datos personales y su finalidad.
2. Escoger la base de legitimación más adecuada y, si es el consentimiento, asegurarse de que sea informado, libre, especifico, inequívoco y que pueda ser revocado.
3. Garantizar el derecho de información a los interesados, incluyendo la explicación de los derechos de acceso, rectificación, supresión, oposición, portabilidad, limitación del tratamiento y el derecho a no ser objeto de decisiones automatizadas.
4. Implementar las medidas de seguridad adecuadas según el nivel de riesgo identificado (bajo, medio o alto), para evitar accesos no autorizados o pérdidas de datos.

El cumplimiento de la normativa de protección de datos es esencial para evitar sanciones y garantizar la seguridad y confidencialidad de la información. Cada empresa debe asegurarse de que solamente trata datos personales con una justificación válida, aplicando medidas de seguridad adecuadas y respetando los derechos de los interesados. Además, protocolizar las actuaciones en materia de protección de datos y determinar el riesgo según la tipología de datos tratados, el volumen y el número de afectados permitirá garantizar el cumplimiento normativo y evitar posibles sanciones.

La protección de datos no solo es una exigencia legal, sino también un compromiso con la transparencia y la seguridad de la información que, a su vez, genera confianza entre clientes, trabajadores y colaboradores. Adoptar una cultura de protección de datos en la organización refuerza la reputación corporativa y minimiza riesgos frente a posibles sanciones o incidentes de seguridad.

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A continuación, hablamos sobre cómo prevenir estas conductas en las empresas a través de la formación y el diseño de medidas efectivas.

¿Qué es el acoso laboral, sexual o por razón de sexo?

Acoso laboral: También conocido como mobbing, se refiere a conductas repetitivas de hostigamiento psicológico hacia un trabajador con el objetivo de intimidar, degradar o desestabilizar emocionalmente.

Acoso sexual: Hace referencia a cualquier comportamiento de naturaleza sexual no deseado que afecte a la dignidad de una persona, creando un entorno intimidatorio, hostil o humillante.

Acoso por razón de sexo: Se refiere a cualquier comportamiento no deseado relacionado con el sexo de una persona, con el propósito o efecto de atentar contra su dignidad y crear un entorno intimidatorio, humillante o degradante. No necesariamente tiene connotaciones sexuales, pero discrimina a la persona por su género o sexo.

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Estas situaciones pueden darse en diferentes niveles:

• Horizontal: Entre compañeros del mismo nivel jerárquico.
• Vertical descendente: De un superior hacia un subordinado.
• Vertical ascendente: De un subordinado hacia un superior.

Según un estudio de la Delegación del Gobierno contra la Violencia de Género, un 47% de los casos de acoso sexual son perpetrados por superiores jerárquicos, mientras que un 32% provienen de compañeros del mismo nivel.

Marco legal: Obligaciones para las empresas

Las empresas a partir de 50 personas trabajadoras están obligadas a disponer de un plan de igualdad. Sin embargo, todas las empresas, independientemente de su tamaño, están obligadas a contar con un protocolo de acoso laboral, sexual y por razón de sexo.

La Ley Orgánica 10/2022 y el Real Decreto 901/2020 exigen que las empresas implementen medidas efectivas contra el acoso sexual y por razón de sexo, como:

1. Prevención y sensibilización: Formación obligatoria para todas las personas trabajadoras.
2. Protocolos internos: Procedimientos claros para detectar y gestionar casos de acoso, asegurando la confidencialidad.
3. Cumplimiento normativo: Evitar sanciones legales mediante medidas proactivas.

Más sobre este tema: Protocolos antiacoso insuficientes: un peligro latente para empresas de cualquier tamaño

Efectos del acoso en las personas y las organizaciones

El impacto del acoso va más allá del momento en el que ocurre: deja secuelas duraderas en las personas afectadas y altera el entorno laboral.

Las personas afectadas pueden experimentar estrés, ansiedad, depresión y una disminución en su autoestima, así como trastornos físicos, como dolores de cabeza o problemas de sueño.

Para las empresas y organizaciones, el acoso genera absentismo, rotación de personal, pérdida de productividad y deterioro del clima laboral, además de posibles sanciones legales y un daño significativo a la reputación corporativa. El bienestar de los empleados impacta directamente en la retención del talento, la innovación y el éxito empresarial a largo plazo.

La importancia de la prevención proactiva

Adoptar medidas preventivas no solo protege a las personas trabajadoras, sino que también refuerza la confianza y mejora el ambiente laboral. Estas acciones incluyen:

1. Protocolos claros de actuación: Diseñados para garantizar la confidencialidad, la celeridad y la efectividad.
2. Campañas de sensibilización: Promueven la tolerancia cero frente al acoso.
3. Formación continua: Clave para dotar a los equipos de herramientas prácticas y fomentar el respeto mutuo.

La formación como herramienta clave para la prevención

La formación se convierte en el eje de estas medidas, ya que permite sensibilizar, prevenir y actuar eficazmente ante situaciones de acoso. Entre los objetivos principales destacan:

• Sensibilizar y concienciar: Ayuda a identificar qué comportamientos constituyen acoso y su impacto.
• Identificar conductas inapropiadas: Permite visibilizar y detectar actitudes normalizadas que pueden pasar desapercibidas.
• Proporcionar herramientas de actuación: Capacita a empleados y líderes para gestionar y denunciar casos de acoso.

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Prevenir el acoso laboral y sexual no es solo un requisito legal, sino una inversión en el bienestar y la productividad de las organizaciones. Las empresas que priorizan la formación continua y la implementación de protocolos claros construyen un entorno más saludable, colaborativo y competitivo.

Un entorno libre de acoso mejora la experiencia de los empleados, retiene el talento y refuerza la reputación corporativa. En este contexto, desde ON4 te ayudamos a que tu empresa pueda contar con:

• Planes de igualdad adaptados.
• Protocolos personalizados.
• Formaciones especializadas en igualdad y prevención del acoso.

Nuestros cursos están diseñados para proporcionar herramientas prácticas a los equipos y fomentar un clima laboral saludable, seguro e inclusivo. Algunas de nuestras formaciones más destacadas al respecto son:

• Introducción y conceptos básicos sobre la igualdad
• Prevención del acoso

Si quieres más información, no dudes en ponerte en contacto con nosotros.

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“En 2020, el porcentaje de empleados españoles que afirmaban que vivían inmersos en una cultura de estar siempre disponibles en el trabajo subía al 74 %”.

No desconectar del trabajo puede afectar al cerebro

Con la pandemia y el teletrabajo se creó una percepción de disponibilidad total y llamadas a deshora a la que debemos poner solución. Y es que esta invasión y sensación de constante conexión con el trabajo, puede llegar a provocar agotamiento mental y estrés – también conocido como a burnout laboral. Frente a este problema, se pone sobre la mesa un derecho fundamental: el derecho a la desconexión digital.

¿Qué es el derecho a la desconexión digital?

El derecho a la desconexión digital es un derecho que tienen todos los trabajadores, incluidos los directivos de las empresas, para que se respete su tiempo fuera del horario laboral.

Dicho de otra manera: las personas trabajadoras tienen derecho a no utilizar ningún dispositivo de la empresa, como ordenadores, teléfono de la empresa, etc., y a no contestar llamadas, mensajes de WhatsApp, correos electrónicos u otras comunicaciones, durante sus períodos de descanso y vacaciones.

Este derecho está regulado por la Ley del Teletrabajo 10/2021 y también por la Ley Orgánica 3/2018, de Protección de Datos Personales y Garantía de los Derechos Digitales, en la que consta que «los trabajadores y los empleados públicos tendrán derecho a la desconexión digital a fin de garantizar, fuera del tiempo de trabajo legal o convencionalmente establecido, el respeto de su tiempo de descanso, permisos y vacaciones, así como de su intimidad personal y familiar».

Como bien dice la normativa legal, el derecho a la desconexión digital tiene el objetivo de garantizar el respeto al tiempo de descanso, permisos y vacaciones, así como la intimidad personal y familiar de los trabajadores. También es una medida de prevención de riesgos laborales, para frenar la sobrecarga mental que puede comportar esta conexión constante.

¿Qué se considera un descanso?

Un descanso laboral es el periodo de tiempo en que el trabajador no está obligado a prestar sus servicios para la empresa.

Según el Estatuto de los Trabajadores, la jornada laboral ordinaria no tiene que sobrepasar las 40 horas semanales de trabajo y 9 horas diarias como máximo, a no ser que, por convenio colectivo o acuerdo entre la empresa y el trabajador, se establezca otra distribución del tiempo de trabajo diario, respetando en todo caso el descanso entre jornadas. El resto del tiempo se considera descanso, incluidos:

• La pausa laboral de mínimo 15 minutos, o de 30, siempre que la duración de la jornada diaria continuada exceda de 6 horas o 4 horas y media en el caso de los trabajadores menores de 18 años.
• El descanso diario de 12 horas entre el final de una jornada y el inicio de la siguiente.
• El descanso mínimo semanal de 1 día y medio ininterrumpido, o 2 días en caso de los trabajadores menores de edad.
• Los 14 días de fiestas laborales.
• Otros permisos, licencias y excedencias.

¿Qué pasa si no se respeta el derecho a la desconexión digital?

Si la empresa no respeta el derecho a la desconexión digital, la persona o personas trabajadoras pueden acudir al ITSS (Inspección de Trabajo y Seguridad Social).

El incumplimiento de este derecho puede suponer una infracción grave y la empresa puede ser sancionada con multas de entre 625 y 6250 euros. También puede considerarse una infracción muy grave, con multas de entre 6251 y 187.215 euros, si la vulneración de este derecho va acompañada de una conducta reiterativa en materia de acoso y envío continuado de correos electrónicos.

¿Existen excepciones?

En todos los trabajos siempre hay asuntos de fuerza mayor o imprevistos. Por tanto, si de forma puntual y excepcional recibes un mensaje fuera de tu horario, es importante ser flexible y valorar la situación. Ahora bien, si ves que los mensajes, llamadas o correos son constantes fuera del horario laboral, es recomendable abordar el tema con el responsable de la empresa.

Otra excepción, o, mejor dicho, situación que se debe valorar, es cuando el trabajador tiene un plus de disponibilidad, con que queda obligado a estar disponible y localizable y a atender a las llamadas u otras formes de comunicación en los supuestos acordados fuera de su horario laboral ordinario. En estos casos, es cierto que los límites de la jornada laboral se desdibujan. Sin embargo, no se elimina el derecho a la desconexión digital, ya que siempre habrá momentos en los que la persona trabajadora no esté de guardia o no esté recibiendo este plus.

Para cumplir con esta normativa, tienes que contar con un protocolo de desconexión digital en la empresa y, desde On4, podemos ayudarte. Si tienes alguna duda o quieres que preparemos este protocolo para tu empresa, contacta con nosotros.

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