Esta cuestión ha sido analizada recientemente por el Tribunal Supremo en la Sentencia 1302/2024, de 21 de noviembre de 2024, en relación con el contenido del registro retributivo y los límites derivados de la protección de datos.

Este tipo de situaciones no son excepcionales. En muchas empresas, la voluntad de cumplir con la transparencia retributiva convive con la duda de si se está exponiendo información sensible de la plantilla.

En este artículo te explicamos qué dice la normativa y qué criterio fija el Tribunal Supremo.

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El registro retributivo: ¿qué exige la normativa?

El registro retributivo está regulado en el artículo 28.2 del Estatuto de los Trabajadores y desarrollado por el Real Decreto 902/2020 sobre igualdad retributiva.

Esta normativa establece que las empresas deben disponer de un registro con los valores medios de las retribuciones de su plantilla, desagregados por sexo y por puestos de trabajo de igual valor.

Esto incluye:

• Media aritmética: es la media de los salarios dentro de un mismo grupo o puesto de trabajo. Permite tener una visión general del nivel retributivo.
• Mediana: es el valor central de los salarios. Es especialmente útil porque evita distorsiones cuando hay sueldos muy altos o muy bajos.
• Conceptos salariales: el registro no solo incluye el salario base, sino también otros conceptos como complementos, variables o percepciones extrasalariales.

El objetivo no es conocer el salario de cada persona trabajadora, sino detectar posibles desigualdades retributivas entre mujeres y hombres. Tal como recuerda el Tribunal Supremo, el registro retributivo se basa en datos agregados, no en información individualizada.

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El problema: cuando el dato deja de ser anónimo

En la práctica, sin embargo, esta lógica no siempre es tan clara.

Cuando se trabaja con grupos reducidos, la media aritmética o la mediana pueden permitir identificar indirectamente el salario de una persona.

Esto es habitual en puestos de trabajo con poca plantilla, categorías muy específicas y estructuras con baja representación de uno de los sexos. En estos casos, la transparencia puede entrar en conflicto con la protección de datos personales.

El criterio del Tribunal Supremo

Esta cuestión ha sido resuelta por el Tribunal Supremo en la Sentencia 1302/2024.

El Tribunal establece que el registro retributivo:

• Debe incluir valores medios, no salarios individuales.
• No puede incorporar datos que permitan identificar personas concretas.
• Debe respetar el principio de minimización de datos.

Por tanto, el Tribunal concluye que no existe una obligación legal que justifique facilitar datos que permitan identificar la retribución individual de una persona trabajadora.

¿Cuándo se deben incluir los datos?

Más allá del marco legal, la sentencia aporta un criterio práctico clave para las empresas.

Según el caso analizado, se pueden incluir medias y medianas cuando:

• Hay tres o más personas en cada sexo dentro del puesto de trabajo.

No se deben incluir datos cuando:

• Hay una sola persona de un sexo.
• Hay una persona de cada sexo.
• Hay solo dos personas del mismo sexo.

En estos supuestos, la información deja de ser agregada y puede permitir identificar salarios individuales, lo que vulneraría la confidencialidad.

Protección de datos y Plan de Igualdad: una relación directa

El registro retributivo forma parte del Plan de Igualdad, pero eso no significa que quede fuera de la normativa de protección de datos.

De hecho, todos los datos que se incluyen son datos personales y, por tanto, deben tratarse de acuerdo con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y la Ley Orgánica 3/2018, de protección de datos personales y garantía de los derechos digitales.

Esto implica que las empresas deben:

• Tratar únicamente los datos necesarios: el registro debe contener información suficiente para analizar posibles desigualdades, pero sin incorporar datos innecesarios.
• Evitar la identificación directa o indirecta de personas: especialmente en grupos reducidos, donde una media o mediana puede revelar el salario de una persona concreta.
• Garantizar la seguridad de la información: estableciendo medidas que eviten accesos no autorizados o usos indebidos de los datos.
• Justificar cualquier tratamiento de datos personales: solo se pueden tratar datos cuando existe una base legal clara, como el cumplimiento de una obligación normativa.

El registro retributivo no legitima, por sí solo, el acceso a datos salariales individualizados, ya que la normativa exige trabajar con valores medios y respetar el principio de minimización de datos.

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Las empresas deben revisar cómo están elaborando su registro retributivo y asegurarse de que los datos son realmente agregados, no se pueden identificar personas en grupos reducidos y se respeta el equilibrio entre transparencia y confidencialidad.

La falta de este equilibrio puede conllevar riesgos tanto en materia de igualdad como de protección de datos, ya sea porque el registro no permite analizar correctamente posibles desigualdades retributivas, o porque se facilitan datos que pueden llegar a identificar salarios individuales sin base legal suficiente, con el consiguiente riesgo de requerimientos o conflictos internos.

La transparencia retributiva es una obligación legal, pero no es absoluta. Según el Tribunal Supremo, debe convivir con el derecho a la protección de datos personales.

En ON4 te ayudamos a revisar tu registro retributivo y el Plan de Igualdad para garantizar que cumplen con la normativa vigente y se adaptan a la realidad de tu empresa.

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Este tipo de pronunciamientos ya no son excepcionales.

El derecho a la desconexión digital forma parte del ordenamiento jurídico español desde el año 2018. Siete años después de la entrada en vigor de la LOPDGDD, el margen de mejora en materia de desconexión digital sigue siendo amplio. La inexistencia de protocolos, su aplicación meramente formal o la falta de formación evidencian que, en muchas organizaciones, la cultura de cumplimiento en este ámbito todavía es insuficiente.

En este artículo te explicamos por qué el derecho a la desconexión digital no es una cuestión accesoria, sino una obligación legal directamente vinculada al descanso, a la intimidad y a la salud laboral.

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El marco legal del derecho a la desconexión digital

El derecho a la desconexión digital está reconocido en el artículo 88 de la Ley Orgánica 3/2018, de protección de datos personales y garantía de los derechos digitales (LOPDGDD).

Este artículo establece que las personas trabajadoras y empleadas públicas tienen derecho a la desconexión digital fuera del tiempo de trabajo legal o convencionalmente establecido, con la finalidad de garantizar el respeto al descanso, a los permisos, a las vacaciones y a su intimidad personal y familiar.

Asimismo, la norma impone a la empresa la obligación de elaborar una política interna de desconexión digital, comunicada a la representación de las personas trabajadoras. Esta política debe definir las modalidades de ejercicio del derecho y debe incluir acciones de formación y sensibilización sobre un uso razonable de las herramientas tecnológicas.

Esta obligación es aplicable a todas las empresas, con independencia del número de personas trabajadoras en plantilla, e incluye expresamente a las personas que ocupan cargos directivos, así como a los supuestos de trabajo a distancia o teletrabajo.

Protocolo de desconexión digital y convenios colectivos

Aunque muchos convenios colectivos incorporan referencias al derecho a la desconexión digital, su regulación es a menudo genérica o limitada a una remisión a la normativa legal.

No obstante, la ausencia de regulación específica en el convenio colectivo aplicable no elimina la obligación empresarial de disponer de un protocolo de desconexión digital propio, adaptado a la organización, a la actividad y a los sistemas de trabajo existentes.

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¿Audiencia o negociación? El criterio del Tribunal Supremo

Esta cuestión ha sido analizada recientemente por el Tribunal Supremo en la Sentencia STS 1041/2025, de 11 de noviembre de 2025 (Recurso 204/2024).

En esta resolución, el Tribunal Supremo ratifica el criterio de la Audiencia Nacional y confirma que la LOPDGDD exige de manera obligatoria el trámite de audiencia previa a la representación legal de las personas trabajadoras en la elaboración del protocolo de desconexión digital, pero no impone la obligación de negociarlo, salvo que así lo establezca expresamente el convenio colectivo aplicable.

El Tribunal señala que la política interna de desconexión digital debe atender a las exigencias legales y convencionales, pero que el cumplimiento del trámite de audiencia previa es suficiente desde el punto de vista legal cuando no existe una previsión convencional que imponga la negociación colectiva.

El derecho a la desconexión digital en el punto de mira de la Inspección de Trabajo

El derecho a la desconexión digital ha sido incorporado de manera expresa en el Plan Estratégico de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social 2025–2027, aprobado por el Consejo de Ministros el 26 de agosto de 2025 y publicado en el Boletín Oficial del Estado el 12 de septiembre de 2025 mediante Resolución de la Secretaría de Estado de Trabajo.

Este Plan prevé actuaciones específicas en materia de desconexión digital, con una visión global que tiene en cuenta no solo el tiempo de trabajo, sino también los derechos de conciliación de la vida personal, familiar y laboral, el derecho a la intimidad y la posible exposición a riesgos psicosociales derivados de la hiperconexión.

Este contexto refuerza la idea de que la desconexión digital no es solo una cuestión organizativa, sino un elemento que puede dar lugar a actuaciones inspectoras, requerimientos formales y eventuales responsabilidades empresariales.

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Obligaciones legales de las empresas en materia de desconexión digital

Las empresas deben:

• Elaborar una política interna o protocolo de desconexión digital, aplicable a todas las personas trabajadoras, incluidas aquellas que ocupan cargos directivos, teniendo en cuenta lo que disponga el convenio colectivo de aplicación.
• Incluir acciones de formación y sensibilización sobre un uso razonable de las herramientas tecnológicas que evite el riesgo de fatiga informática.
• Cumplir el trámite de audiencia previa a la representación legal de las personas trabajadoras, sin que sea exigible la negociación o el acuerdo, cuando esta exista, antes de la aprobación del protocolo.

La falta de protocolo, su aplicación meramente formal o la ausencia de acciones de sensibilización pueden comportar consecuencias como requerimientos de la Inspección de Trabajo, conflictos colectivos, reclamaciones individuales y eventuales indemnizaciones por vulneración de derechos fundamentales, especialmente cuando se vinculan a la salud laboral o a los riesgos psicosociales.

Cómo se elabora un protocolo de desconexión digital

La elaboración de un protocolo de desconexión digital no consiste solo en redactar un documento, sino en analizar la realidad de la empresa, sus sistemas de trabajo y los riesgos de hiperconexión, teniendo en cuenta el convenio colectivo aplicable y el resto de políticas internas.

Desde un punto de vista de compliance laboral, es clave que el protocolo:

• Defina criterios claros sobre tiempos de disponibilidad y canales de comunicación.
• Establezca pautas específicas para mandos y cargos de responsabilidad.
• Prevea mecanismos de seguimiento y revisión.
• Incorpore acciones reales de comunicación, formación y sensibilización.

Además, el proceso debe incluir el trámite de audiencia previa con la representación legal de las personas trabajadoras y su correcta integración dentro de los sistemas internos de cumplimiento normativo.

En ON4 te ayudamos a analizar, diseñar e implantar protocolos de desconexión digital adaptados a la actividad de tu empresa.

La entrada Desconexión digital: una asignatura pendiente en compliance laboral s'ha publicat primer a On4.

El resultado es siempre el mismo: un Plan pendiente… y un riesgo creciente para la empresa.

En este artículo analizamos por qué pasa y qué hay que tener en cuenta para implantarlo con garantías.

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¿Qué es exactamente un Plan de Igualdad?

Un Plan de Igualdad es un documento estratégico que contiene un conjunto de medidas para garantizar la igualdad real entre mujeres y hombres dentro de la organización. No es un formulario ni un trámite a cumplir: es un proyecto que requiere análisis, participación y seguimiento.

Según la Ley Orgánica 3/2007 y el Real Decreto 901/2020, un Plan de Igualdad debe incluir: 

• Diagnóstico completo de la situación de la empresa (y también estudio de brecha salarial).

• Objetivos y medidas para corregir desigualdades.

• Calendario de aplicación.

• Indicadores y sistemas de seguimiento.

• Protocolo de prevención del acoso sexual y por razón de sexo (obligatorio para todas las empresas, tengan Plan o no).

• Registro oficial en el REGCON (Registro y Depósito de Convenios y Acuerdos Colectivos de Trabajo). 

Es, por tanto, una herramienta de gestión que impacta en políticas de contratación, promoción, remuneración, conciliación y cultura interna.

¿Quién está obligado a tener un Plan de Igualdad?

Hay diversos supuestos en que la empresa debe elaborar e implantar un Plan de Igualdad. Según la Ley Orgánica 3/2007, modificada por el Real Decreto-ley 6/2019, y el Real Decreto 901/2020, los casos son: 

• Las empresas de 50 o más personas trabajadoras.

• Las empresas obligadas por convenio colectivo.

• Las empresas obligadas por resolución de autoridad laboral.

• Las empresas que participan en licitaciones públicas donde se requiera.

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Requisito técnico imprescindible: registrarlo en el REGCON

Tal como establece el RD 901/2020, un Plan de Igualdad no se considera válido hasta que no se ha registrado en el REGCON. Esto es clave porque:

• Acredita ante la Inspección de Trabajo que el Plan existe y está vigente.

• Permite acceder a ayudas y licitaciones.

• Da validez jurídica al proceso de negociación con la RLT.

El registro se realiza de manera telemática y requiere documentación detallada: diagnóstico, actas de la comisión negociadora, calendario de aplicación e indicadores de seguimiento.

¿Por qué muchas empresas todavía no han implantado el Plan de Igualdad?

A pesar de la obligatoriedad, muchas empresas, sobre todo pymes, todavía no disponen de un Plan de Igualdad. Los motivos suelen ser una combinación de factores:

1 | Desconocimiento de la normativa y de su alcance real

Una buena parte de las pymes desconocen que la ley exige tener un Plan de Igualdad. También es habitual confundir «tener un protocolo de prevención del acoso» con «tener un Plan de Igualdad». El protocolo es obligatorio para todas las empresas, pero no sustituye al Plan.

2 | Complejidad técnica del proceso 

Elaborar un Plan de Igualdad implica un trabajo exhaustivo: diagnóstico, datos desglosados por sexo, análisis de brecha salarial, negociación con la RLT, definición de medidas… Sin experiencia previa, el proceso puede resultar farragoso y bloquearse con facilidad.

3 | Falta de tiempo y recursos para priorizarlo 

El Plan de Igualdad requiere dedicación y, en empresas pequeñas, suele faltar personal especializado para asumirlo. El día a día a menudo deja poco margen para abordar un proceso técnico y estructurado. El Plan queda pendiente ante otras urgencias.

4 | Dificultad para percibir los beneficios 

Cuando una empresa ve el Plan de Igualdad como un simple trámite, es fácil que no lo priorice.

Sin embargo, un Plan bien elaborado puede aportar retención del talento, mejora del clima laboral, reducción de conflictos, relaciones laborales más equilibradas, ventaja en concursos públicos, acceso a ayudas y mejor reputación corporativa.

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5 | Miedo a “no hacerlo bien” o a las obligaciones que comporta

Algunas empresas temen que el Plan implique demasiada burocracia, medidas difíciles de implementar, exigencias costosas o conflictos internos si no hay cultura de igualdad. Este miedo, sumado al desconocimiento, contribuye a posponerlo.

¿Qué consecuencias tiene no disponer de un Plan de Igualdad?

Las sanciones pueden variar en función de la gravedad de la infracción y la autoridad laboral competente. No cumplir con la obligación puede comportar:

• Sanciones económicas: Según la LISOS (Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social), no tener Plan de Igualdad cuando es obligatorio puede suponer multas de hasta 225.018 euros en casos graves.

• Pérdida de ayudas y subvenciones públicas: Muchas administraciones requieren el Plan como requisito para acceder a programas de apoyo y contratación pública.

• Riesgo reputacional: La igualdad forma parte de la cultura corporativa y de la imagen de marca. Un incumplimiento puede afectar la confianza, la atracción de talento y la relación con clientes e instituciones.

• Limitaciones en licitaciones y concursos: Sin un Plan registrado en el REGCON, la empresa puede quedar excluida de procesos.

A pesar de la obligatoriedad y la importancia estratégica que tiene, el Plan de Igualdad continúa siendo uno de los procesos que más se retrasan dentro de las empresas. Y, más allá de la obligación legal, los Planes de Igualdad son una oportunidad para construir organizaciones más justas, transparentes y competitivas.

Si tu empresa necesita asesoramiento, en ON4 podemos acompañarte en todo el proceso: diagnóstico, elaboración, implantación y registro.

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Respondemos las preguntas más frecuentes para entender qué implica este cambio. 

¿Qué ha decidido la AEPD? 

La AEPD ha ordenado que se ponga fin a la comunicación y tratamiento de datos personales de empresarios autónomos provenientes del censo cameral. 

• Cámara de España debe dejar de ceder datos a Camerdata. 

• Camerdata debe dejar de tratar estos datos, eliminarlos y cesar la comunicación a empresas como Informa, Iberinform Internacional y Datacentric. 

• Informa, Iberinform Internacional y Datacentric deben suprimir los datos y no podrán volver a utilizarlos salvo que cuenten con una base legal clara del artículo 6.1 del RGPD. 

¿A quién afecta esta decisión? 

• A las empresas que utilizaban estos datos para comercializar con información empresarial. 

• A los empresarios autónomos, cuyos datos no podrán ser utilizados con fines comerciales sin su consentimiento o sin una base legal adecuada. 

¿Qué cambia? 

Algunas empresas utilizaban la información del censo de las Cámaras de Comercio con fines comerciales. A partir de ahora, los datos solo podrán usarse para la finalidad institucional prevista en la ley, como las funciones representativas de las Cámaras o la elaboración del censo electoral cameral. 

¿Por qué no pueden usarse con fines comerciales? 

• El censo cameral tiene un objetivo exclusivamente institucional y electoral, no está pensado como base de datos comercial. 

• En España no existe un marco normativo que autorice la reutilización abierta de estos datos, a diferencia de otros países de la UE. 

• El interés legítimo de las empresas no es suficiente si no está recogido en una ley ni se justifica con una evaluación rigurosa de proporcionalidad. 

¿Qué pasa con mis datos si soy autónomo? 

La AEPD protege tu derecho a que tus datos no se utilicen para fines que no podías prever. En la práctica, esto significa que: 

• No podrán comercializarse sin una base legal. 

• Solo se utilizarán para las funciones públicas de las Cámaras de Comercio. 

¿Se podrán utilizar en el futuro? 

Únicamente si se produce una reforma legal que lo autorice de manera expresa y con garantías de protección. Con la normativa actual, no está permitido. 

¿Qué deben hacer ahora las empresas sancionadas? 

• Dejar de tratar estos datos sin base legal. 

• Suprimir los datos que ya tengan. 

• Cumplir siempre con los principios del RGPD: transparencia, minimización, limitación de la finalidad y responsabilidad proactiva. 

¿Se pueden recurrir estas resoluciones? 

Sí. Las empresas sancionadas pueden presentar un recurso de reposición ante la misma AEPD o acudir directamente a la Audiencia Nacional. 

Estas resoluciones refuerzan la protección de los autónomos frente a usos comerciales no autorizados de sus datos. El mensaje de la AEPD es claro: sin base legal expresa, los datos personales no pueden utilizarse más allá de la finalidad institucional para la que fueron recogidos. 

Puedes consultar la resolución de la AEPD en este enlace: Tratamiento de datos personales de empresarios autónomos: legitimación e información 

La entrada ¿Quién ya no puede utilizar tus datos si eres autónomo?  s'ha publicat primer a On4.

Para hacer frente a esta situación, la Comisión Europea ha publicado nuevas directrices en el marco del Reglamento de Servicios Digitales, conocido como Digital Services Act (DSA), con el objetivo de garantizar una experiencia en línea más segura para los menores.

Pautas para aplicar el DSA con garantías

El Digital Services Act (DSA) es aplicable desde febrero de 2024 y obliga a las plataformas digitales a proteger a los menores. Sin embargo, hasta ahora, la norma no especificaba cómo hacerlo en la práctica.

Por este motivo, en el marco del artículo 28.1 del DSA, la Comisión Europea ha publicado el 14 de julio de 2025 unas directrices específicas sobre la protección de los menores en línea.

Estas directrices tienen como finalidad ofrecer una guía clara con medidas concretas para hacer frente a riesgos como:

• El grooming o acoso sexual
• El contenido nocivo o adictivo
• El ciberacoso
• Las prácticas comerciales manipulativas, como las loot boxes o el diseño adictivo

Las medidas propuestas se basan en la experiencia de expertos, entidades del sector infantil y jóvenes de diferentes países europeos. Aunque no tienen carácter vinculante, podrían servir como criterio orientador en las evaluaciones de cumplimiento del DSA.

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¿A quién afectan estas directrices?

Las directrices se dirigen a todas las plataformas digitales accesibles a menores, con la excepción de las micro y pequeñas empresas.

No se limitan a servicios diseñados específicamente para niños o adolescentes, ya que incluyen cualquier plataforma a la que un menor pueda acceder, incluso si los términos de uso indican lo contrario.

Por tanto, afectan a entornos digitales como:

• Redes sociales
• Plataformas de vídeo y streaming
• Juegos en línea y comunidades virtuales
• Aplicaciones de mensajería
• Otros servicios interactivos accesibles públicamente

Según el artículo 28.1 del DSA, estas plataformas deben adoptar “medidas apropiadas y proporcionadas” para garantizar la seguridad, privacidad y protección de los menores.

Esa proporcionalidad implica que las medidas deben ajustarse al nivel de riesgo, la naturaleza del servicio, su dimensión y su público potencial.

Aunque las directrices no sean obligatorias, la Comisión las tendrá como referencia para evaluar el cumplimiento del DSA y también pueden orientar las actuaciones de los reguladores nacionales.

¿Qué recomiendan las directrices del DSA?

Las directrices del DSA ofrecen una serie de medidas prácticas que las plataformas pueden aplicar para proteger a los menores. Estas recomendaciones abordan aspectos tanto de diseño como de funcionalidad y moderación.

Entre las medidas destacadas se encuentran:

• Privacidad por defecto: configurar las cuentas de menores como privadas para que su contenido y datos personales no sean visibles para desconocidos.
• Recomendaciones transparentes y seguras: modificar los sistemas de recomendación para evitar que los menores queden atrapados en contenidos nocivos o adictivos. Se recomienda priorizar las preferencias elegidas por el usuario por encima de los patrones de comportamiento detectados automáticamente.
• Funciones adictivas desactivadas por defecto: como las reproducciones automáticas, las notificaciones constantes o los mensajes efímeros.
• Control de las interacciones: facilitar que los menores puedan bloquear o silenciar a otros usuarios, y evitar que sean añadidos a grupos sin su consentimiento (o el del tutor legal).
• Limitaciones a la difusión de contenidos: prohibir la descarga y las capturas de pantalla de contenidos generados por menores, como medida preventiva contra la difusión no deseada o la extorsión.
• Restricción de prácticas comerciales abusivas: evitar diseños que puedan explotar la falta de alfabetización comercial de los menores, como las loot boxes (cajas de recompensa), las monedas virtuales u otros sistemas que puedan inducir a compras compulsivas.
• Más herramientas de moderación y denuncia: garantizar sistemas de denuncia accesibles y con respuesta ágil. También se recomiendan requisitos mínimos para herramientas de control parental.

¿Cómo garantizar el acceso adecuado según la edad y el riesgo?

Las directrices también abordan cómo garantizar que los menores solo accedan a contenidos y servicios apropiados para su edad. Por ejemplo, servicios con más riesgo —como plataformas de juegos con compras integradas o redes sociales con interacción pública— deben aplicar controles más estrictos. En cambio, servicios con menor riesgo pueden adoptar medidas más sencillas.

Verificación de edad

Para asegurar un acceso adecuado, las directrices recomiendan sistemas de verificación de edad que sean:

• Seguros y fiables
• No intrusivos ni discriminatorios
• Respetuosos con la privacidad

Una de las herramientas destacadas es el uso de las EU Digital Identity Wallets, una solución oficial europea que permitirá verificar la edad de los usuarios sin revelar datos personales innecesarios.

Nuevas herramientas que ayudarán a proteger a los menores y evitar que accedan a contenidos no adecuados, como por ejemplo el contenido para adultos o los juegos de apuestas, con la intención de mantener un equilibrio entre los derechos y la privacidad de los usuarios.

Las nuevas directrices europeas no solo suponen un cambio normativo, sino que ofrecen una oportunidad para desarrollar servicios más responsables y seguros.

¿Qué puedes hacer ahora?

• Revisa si tu plataforma puede ser utilizada por menores, aunque no esté pensada para ellos.
• Identifica los riesgos que pueden afectarles y ajusta las funcionalidades y las políticas de privacidad.
• Implanta medidas proporcionadas según el nivel de riesgo y la naturaleza de tu servicio.
• Colabora con expertos legales y técnicos para garantizar que cumples con el marco del Digital Services Act.

En ON4 te ayudamos a identificar riesgos, aplicar mejoras y asegurar que tu plataforma cumple la normativa aplicable.

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La entrada Nuevas directrices de la Unión Europea para proteger a los menores en línea s'ha publicat primer a On4.

Esta responsabilidad no es solo cosa del verano. Las entidades que trabajan con menores durante todo el año —ya sea a través del deporte, actividades educativas u otras propuestas— deben estar preparadas para detectar, prevenir y actuar ante cualquier forma de violencia y asegurar entornos seguros.

¿Qué debes saber?

Un marco legal claro: la Ley Orgánica 8/2021

La Ley Orgánica 8/2021, de protección integral a la infancia y la adolescencia frente a la violencia reconoce el derecho fundamental de los niños y adolescentes a crecer en entornos seguros y protegidos, libres de cualquier forma de violencia.

La ley establece que todas las entidades, empresas y profesionales que trabajen con menores deben:

• Disponer de un Protocolo de Protección a la Infancia.
• Formar adecuadamente al personal que tiene contacto directo con niños, niñas y adolescentes.
• Implementar medidas reales para prevenir y detectar situaciones de riesgo o abuso.

Además, contar con un canal de denuncias puede ser una herramienta clave para reforzar estas medidas y actuar con mayor agilidad ante cualquier situación de riesgo.

Otras normativas complementarias que refuerzan este marco legal:

• La Ley 26/2015, de modificación del sistema de protección a la infancia y la adolescencia.
• La Ley de Protección Jurídica del Menor (Ley Orgánica 1/1996), que recoge los derechos fundamentales para la infancia y adolescencia.

¿Qué es el Protocolo de Protección a la Infancia?

El Protocolo de Protección a la Infancia es un documento esencial para cualquier entidad que trabaje con menores. Incluye:

• Medidas de prevención para evitar posibles situaciones de violencia o abuso.
• Procedimientos claros para detectar situaciones de riesgo.
• Acciones para intervenir de manera adecuada ante cualquier indicio de maltrato, acoso o abuso.
• Estrategias para garantizar el respeto, la inclusión y la igualdad de oportunidades.

Este protocolo debe ser específico, adaptado a cada entidad y revisado periódicamente. Para reforzar los entornos inclusivos, es recomendable acompañarlo de un plan LGTBI que promueva la diversidad y la no discriminación.

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¿A quién afecta esta normativa?

La protección de los menores es un compromiso que afecta a todas las entidades y profesionales que trabajan con niños y adolescentes, independientemente de la época del año o de la actividad. Esto incluye:

• Clubs y escuelas deportivas.
• Federaciones y asociaciones deportivas.
• Centros de ocio y entidades juveniles.
• Centros culturales, academias y escuelas de música o danza.
• Actividades extraescolares, talleres y servicios educativos complementarios.

Por ejemplo, un club de fútbol o un campamento de verano deben tener este protocolo y formar a sus monitores. La normativa no hace distinciones: la protección de los menores es esencial en cualquier contexto.

La importancia de la formación del personal

Contar con un protocolo es solo el primer paso. El personal también debe estar específicamente formado para:

• Detectar señales de alarma, como cambios en el comportamiento, lesiones recurrentes o aislamiento social.
• Fomentar un entorno de respeto y confianza.
• Activar el protocolo en caso de detectar una situación de riesgo.
• Promover la inclusión y la diversidad.

Además de cumplir con la normativa, esta formación contribuye a crear entornos más seguros y de confianza tanto para las familias como para los niños. De hecho, la formación es una herramienta clave para prevenir otros riesgos en el ámbito laboral, como el acoso laboral y sexual.

Te puede interesar: Cómo prevenir el acoso laboral y sexual en las empresas: La importancia de la formación

¿Cómo te podemos ayudar desde ON4?

En ON4 sabemos que implementar protocolos y formar al personal puede parecer un reto. Por eso, te acompañamos en todo el proceso: desde la redacción del Protocolo de Protección a la Infancia hasta su implantación y la formación de tu equipo.

Además, te asesoramos sobre la posibilidad de bonificar la formación a través de la FUNDAE, si se cumplen los requisitos. Juntos podemos garantizar que tu entidad sea un espacio seguro, inclusivo y respetuoso para todos los niños y adolescentes.

¿Quieres saber cómo implementar este protocolo en tu entidad?

La entrada Protocolo de Protección a la Infancia: ¿qué es y quién debe implantarlo? s'ha publicat primer a On4.

Cada vez dependemos más de la tecnología y los datos personales son uno de nuestros activos más sensibles. Ya no basta con fiarse: necesitamos garantías. Y eso es precisamente lo que ofrece un SLA.

El SLA no es solo un documento técnico: es el marco legal y operativo que te protege cuando algo falla. Define qué se contrata, cómo debe prestarse el servicio, qué pasa si algo va mal… y cómo se protegen los datos.

Te contamos por qué deberías firmar un SLA con tus proveedores informáticos, qué debe incluir y cómo puede ayudarte a evitar sustos (y cumplir el RGPD).

¿Qué es un SLA?

Un SLA (Service Level Agreement o Acuerdo de Nivel de Servicio) es un compromiso por escrito de un proveedor tecnológico sobre cómo prestará sus servicios.

A diferencia de un contrato comercial genérico, el SLA concreta cómo se debe prestar ese servicio, con condiciones claras, tiempos definidos y responsabilidades detalladas. En resumen: el contrato dice qué contratas; el SLA dice cómo, cuándo y con qué garantías.

Debe abordar cuestiones como, por ejemplo:

• ¿En cuánto tiempo debe responder el proveedor si hay una incidencia?
• ¿Cada cuánto se hacen copias de seguridad?
• ¿Qué nivel de disponibilidad garantiza (por ejemplo, 99,9% al mes)?
• ¿Quién asume la responsabilidad si hay una pérdida de datos?

Y si el proveedor accede a datos personales, debe firmar también el correspondiente contrato de encargado del tratamiento.

Tipos de SLA: ¿cuál necesitas?

No todos los SLA son iguales. Según el tipo de servicio que prestas o recibes, existen distintas formas de estructurar un Acuerdo de Nivel de Servicio. Estas son las más habituales:

1. SLA basado en el cliente: personalizado según las necesidades de una empresa concreta.
2. SLA basado en el servicio: con condiciones estándar para todos los clientes (por ejemplo, soporte 24/7).
3. SLA multinivel: combina niveles general, por grupo de usuarios y personalizado. Este modelo es útil para proveedores que ofrecen servicios a múltiples perfiles de clientes.
4. SLA interno: entre departamentos. Aunque no sea legalmente vinculante, ayuda a definir tiempos de respuesta y responsabilidades claras dentro de la empresa.

¿Por qué es importante firmar un SLA?

1. Protege la continuidad de tu negocio

Si tu software de gestión se cae durante horas, si pierdes el acceso a la base de datos de clientes o si las copias de seguridad no funcionan como esperabas… ¿qué impacto tendría eso en tu actividad diaria?

Con un SLA puedes exigir un tiempo de respuesta máximo, definir protocolos de recuperación y asegurarte de que el proveedor es responsable de restaurar el servicio en un plazo determinado.

2. Es útil para cumplir con el RGPD

El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) establece que, en cuanto a seguridad del tratamiento se refiere, hay que ser capaz de garantizar la disponibilidad y resiliencia permanentes de los sistemas y servicios de tratamiento. Por tanto, si es un proveedor quien se encarga del soporte técnico o el hosting, este mecanismo puede ser un buen complemento del contrato de Encargado del Tratamiento obligatorio para garantizar la disponibilidad constante de la información.  

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Este contrato puede estar incluido dentro del SLA o figurar como anexo, pero debe incluir por escrito aspectos clave como: instrucciones claras de tratamiento, confidencialidad del personal, medidas de seguridad, condiciones de subcontratación, notificación de brechas y procedimientos de devolución o eliminación de datos.

Estas cláusulas no son opcionales. Si no están documentadas correctamente y se produce una filtración, la AEPD puede sancionar a tu empresa, incluso si el fallo ha sido del proveedor.

3. Previene malentendidos

Muchas veces, en el momento de contratar un servicio, todo parece claro. Pero ¿qué pasa cuando hay una incidencia? ¿Qué ocurre si el proveedor dice que eso “no entra”? ¿Y si no responde en días?

El SLA deja claras las condiciones del servicio y las consecuencias de los incumplimientos. Sin él, el proveedor podría alegar que ciertas incidencias no están cubiertas.

4. Permite evaluar y mejorar

Los SLA también pueden servir como herramienta de evaluación. Si un proveedor incumple lo pactado, puedes exigir mejoras, compensaciones o buscar alternativas con datos objetivos.

En la práctica: ¿Qué puede pasar sin un SLA?

¿Has oído eso de worst case scenario? Si algo puede salir mal… y no está bien definido por contrato, saldrá mal. Estos son algunos ejemplos de lo que puede ocurrir si no cuentas con un SLA sólido:

• Una empresa pierde el acceso a su ERP en plena campaña de facturación. Sin SLA, el proveedor no tiene obligación de priorizar la incidencia ni responder en un tiempo determinado.
• Un proveedor borra una base de datos por error. Sin un SLA que contemple responsabilidades y medidas preventivas, las consecuencias pueden ser irreparables.
• Caso real (INCIBE): David, propietario de una gestoría, contrató un gestor documental en la nube sin acordar por escrito las condiciones del servicio. Un incendio en los servidores del proveedor dejó su negocio paralizado justo durante la campaña del impuesto de sociedades. No pudo acceder a la información, se retrasaron las gestiones con la Agencia Tributaria y la Seguridad Social, y perdió varios clientes. Como no había un SLA que especificara garantías ni compensaciones, no pudo reclamar nada.

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Y si ya cuentas con un SLA, ¿cuándo deberías revisarlo?

Firmarlo es necesario, pero no suficiente. Para que un SLA siga siendo útil, conviene revisarlo con regularidad y adaptarlo si las circunstancias cambian. ¿Cuándo?

• Cada 6 o 12 meses, como parte de las revisiones internas de proveedores.
• Al cambiar de proveedor, servicio o condiciones del contrato.
• Después de una incidencia grave. Por ejemplo, una caída del sistema, una brecha de seguridad o un fallo de soporte.
• Si cambian tus necesidades tecnológicas o tu estructura empresarial como, por ejemplo, una expansión, fusión o cambio en la gestión de datos.
• Ante cambios normativos, sobre todo en protección de datos o continuidad de negocio.

5 errores comunes al firmar un SLA

Firmar un SLA sin leerlo bien —o sin entenderlo— puede dejar tu empresa desprotegida. Estos son los fallos más comunes:

• No revisar las cláusulas técnicas: muchas empresas solo leen la parte comercial del contrato y pasan por alto los detalles operativos (tiempos de respuesta, métricas, medidas de seguridad…).
• Dar por hecho que todo está cubierto en el contrato principal: el SLA es un anexo técnico imprescindible, no un añadido opcional.
• No definir penalizaciones: sin consecuencias claras, es difícil exigir responsabilidades si algo falla.
• Olvidar el tratamiento de datos personales: imprescindible si el proveedor accede a información sensible.
• No prever revisiones: un buen SLA debe poder adaptarse con el tiempo.

Ya lo ves: sin un SLA, estás asumiendo riesgos innecesarios.

No es un simple trámite, sino una herramienta para proteger tu negocio, definir relaciones claras con tus proveedores tecnológicos y garantizar la seguridad de los datos personales que gestionas.

¿Tienes dudas sobre si necesitas un SLA o si el que tienes es suficiente?

Contacta con nosotras y te ayudaremos a revisarlo.

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Este compromiso se traduce, cada vez más, en la promoción de Planes de Igualdad efectivos, que dejan de ser un simple trámite para convertirse en una herramienta estratégica. Y una de las medidas más importantes dentro de estos planes es, sin duda, la conciliación de la vida laboral, personal y familiar.  

Según el Real Decreto 901/2020, los Planes de Igualdad son obligatorios para empresas con más de 50 personas trabajadoras y deben incluir acciones para favorecer la conciliación, con el fin de crear un entorno laboral más justo y adaptado a las necesidades reales de la plantilla.  

El equilibrio entre el trabajo y la vida personal no solo mejora la calidad de vida de las personas trabajadoras, sino que también refuerza la cultura corporativa, aumenta la productividad y ayuda a retener el talento. Por eso, implementar políticas de conciliación ya no es solo una cuestión de responsabilidad social: es una apuesta inteligente para el futuro de cualquier organización. 

Conciliación laboral y salud mental: ¿por qué es tan importante? 

Hablar de salud mental ya no es un tabú. Cada vez más empresas son conscientes de que cuidar el bienestar emocional de los equipos es una responsabilidad ineludible. Y, en este sentido, la conciliación juega un papel fundamental.  

Cuando las jornadas son interminables y no hay una gestión eficaz del tiempo, esto tiene un impacto directo en la salud de las personas —ansiedad, insomnio, irritabilidad, fatiga crónica o desmotivación— y también en la empresa: más bajas, menos productividad y más rotación.  

Hay que tener claro que conciliar no es un privilegio, sino una necesidad. Ofrecer flexibilidad horaria, fomentar el teletrabajo o facilitar permisos contribuye a prevenir el burnout (el síndrome del trabajador quemado), reconocido ya por la OMS como una enfermedad profesional.  

Por eso, más allá de las leyes, es necesario un cambio cultural profundo: 

• Valorar el descanso. 

• Respetar la desconexión digital. 

• Basar el trabajo en objetivos, no en horas de presencia. 

Trabajar a gusto significa vivir mejor. Y eso beneficia a todo el mundo. 

Conciliación e igualdad de género: dos caras de la misma moneda 

Cuando hablamos de conciliación, a menudo pensamos en permisos, horarios flexibles o jornadas reducidas. Pero si estas medidas no se diseñan desde la perspectiva de género, pueden reforzar las desigualdades en lugar de corregirlas.  

La conciliación debe permitir equilibrar la vida laboral con las responsabilidades personales y familiares. Este equilibrio es fundamental para avanzar hacia la igualdad de género, ya que, históricamente, las mujeres han asumido la mayor parte de las tareas de cuidado y las responsabilidades domésticas.  

La implementación de políticas de conciliación contribuye a distribuir estas responsabilidades de manera más equitativa y facilita que tanto hombres como mujeres puedan desarrollarse profesionalmente sin renunciar a la vida personal. También permite la inclusión real de familias monoparentales, personas con diversidad funcional o trabajadores con personas a su cargo. 

¿Qué medidas se pueden incluir en un Plan de Igualdad? 

Los Planes de Igualdad pueden incorporar múltiples acciones para favorecer la conciliación. Estas medidas pueden adaptarse en función del tamaño, el sector y la realidad de cada empresa. Algunas de las más habituales son: 

• Flexibilidad horaria: adaptar la hora de entrada y salida para facilitar la gestión de responsabilidades familiares. 

• Teletrabajo o modelo híbrido: permite reducir desplazamientos, mejorar la organización del tiempo y favorecer un reparto más equilibrado de las tareas familiares. 

• Permisos laborales: facilitar permisos para el cuidado de hijos, familiares dependientes o en casos de emergencias personales. 

• Servicios de apoyo a la crianza: ayudas económicas, convenios con guarderías o servicios propios dentro de la empresa. 

• Bolsa de horas: posibilidad de acumular horas extra y usarlas cuando más se necesiten. 

• Vacaciones flexibles y compactación de jornada en periodos no lectivos, como verano o Navidad. 

• Formación y sensibilización interna: para generar un cambio cultural en la organización, especialmente entre los cargos directivos. 

Estas medidas deben recogerse en el Plan de Igualdad, con indicadores claros para medir su impacto y mecanismos para revisarlas y mejorarlas con el tiempo. 

Beneficios de la conciliación dentro de los Planes de Igualdad 

Implantar medidas de conciliación no solo tiene un impacto positivo en las personas trabajadoras, sino que también aporta ventajas para las empresas: 

• Mejora de la igualdad de género: las mujeres, que a menudo son las más afectadas por la falta de conciliación, ven reducida la brecha de género en el mundo laboral cuando las empresas ofrecen políticas de conciliación. Esto ayuda a combatir las desigualdades salariales y de promoción. 

• Aumento de la productividad y del bienestar laboral: cuando las personas pueden gestionar mejor sus responsabilidades familiares y personales, se sienten más motivadas y satisfechas con su trabajo, lo que se traduce en un mejor rendimiento. 

• Retención del talento: las empresas que promueven la conciliación tienden a retener mejor a su plantilla, especialmente a aquellas personas que valoran una buena calidad de vida. Esto contribuye a una menor rotación de personal y a un mayor compromiso con la organización. 

Es clave contar con el apoyo de profesionales en esta materia. El éxito de los Planes de Igualdad y la implantación de acciones de mejora depende en gran medida del acompañamiento experto. En concreto, en ON4 Serveis i Formació, aportamos la experiencia necesaria para: 

• Diseñar Planes de Igualdad personalizados. 

• Asesorar y activar las acciones y medidas más adecuadas, teniendo en cuenta tu estructura, sector y cultura interna. 

• Evaluar y medir el impacto de las medidas de conciliación. 

• Capacitar a los equipos mediante formaciones especializadas, para que la igualdad no sea solo una palabra, sino una realidad viva dentro de la empresa. 

¿Quieres impulsar la conciliación en tu empresa? 

Si estás en proceso de crear o revisar tu Plan de Igualdad, te ayudamos a incorporar medidas de conciliación realistas y eficaces. 

Contacta con nosotros y descubre cómo podemos ayudarte.

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Este nuevo requisito tiene como objetivo mejorar el control y prevenir posibles fraudes en la gestión horaria. Con la adopción de sistemas digitales, se reducen los errores humanos, se facilita el cumplimiento normativo y se evitan posibles sanciones para las empresas.

En este artículo, te detallamos las ventajas, requisitos y obligaciones de esta normativa, te explicamos cómo funciona el registro digital de la jornada y cómo el software de ON4 puede facilitarte la transición hacia este nuevo modelo.

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¿Por qué se modifica la normativa sobre el registro de la jornada laboral?

La nueva regulación (Anteproyecto de Ley para la reducción de la duración máxima de la Jornada Ordinaria de Trabajo, el Registro de Jornada y el Derecho a la Desconexión) busca solucionar diversos inconvenientes del sistema de fichaje manual:

• Mejora la trazabilidad: Los registros en papel pueden perderse o manipularse y, en caso de inspección, dificultan el acceso a información fiable.
• Evita los errores humanos: Apuntar las horas de entrada y salida manualmente puede generar errores involuntarios que afecten al cómputo total de horas trabajadas.
• Previene el fraude: Un registro electrónico evita manipulaciones en las horas extras y asegura un control justo.
• Protege los derechos laborales: La implantación de un sistema digital garantiza que la plantilla no realice horas extras sin declarar o sin retribución.
• Facilita el teletrabajo: Con el auge del trabajo remoto, el registro digital permite un mejor seguimiento de las jornadas laborales, independientemente de la ubicación de la plantilla.
• Adaptación a nuevas formas de trabajo: La digitalización del registro se alinea con las tendencias actuales en automatización y gestión eficiente del tiempo.

En definitiva, la nueva normativa soluciona los inconvenientes del fichaje manual, como la falta de trazabilidad, el riesgo de errores humanos y las dificultades durante las inspecciones laborales. Con el uso de la tecnología, no solo se garantiza un registro preciso de las horas trabajadas, sino que también se reduce el riesgo de fraude relacionado con el fichaje de horas extras. Estas mejoras benefician a empresarios, trabajadores y sindicatos, permitiendo un sistema más transparente, seguro y eficiente.

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Ocho condiciones que debe cumplir el Registro Digital de Jornada Laboral

La normativa establece que el sistema digital debe garantizar:

1. Autenticidad de los datos: El sistema debe garantizar que los datos reflejados en el registro sean auténticos y no manipulables.
2. Trazabilidad de la información: La empresa debe poder comprobar, en cualquier momento, el historial de registros de jornada de cada persona trabajadora.
3. Identificación de la plantilla: El sistema digital debe permitir la identificación inequívoca de la persona que está registrando su jornada laboral.
4. Disponibilidad de los datos: La información del registro debe estar disponible para consultas e inspecciones durante un período mínimo de cuatro años.
5. Seguridad de la información: El sistema debe cumplir con la normativa de protección de datos (RGPD) y garantizar que la información sea confidencial y solo accesible por personal autorizado.
6. Accesibilidad multiplataforma: Debe permitir el registro de jornada desde diferentes dispositivos como ordenadores, móviles y tabletas.
7. Adaptabilidad a diferentes jornadas: Debe contemplar diversos tipos de jornada laboral, incluyendo el teletrabajo y las jornadas flexibles.
8. Capacidad de informes y auditoría: Debe generar informes automatizados sobre los registros horarios y facilitar su supervisión.

¿A quién se aplica el registro horario?

El registro horario se aplica a la totalidad de la plantilla, sin importar su categoría o grupo profesional, en todos los sectores de actividad y en todas las empresas, independientemente de su tamaño u organización. Incluye al personal desplazado, comerciales, personal temporal, a distancia o en cualquier otra situación en la que la prestación laboral no se desarrolle, total o parcialmente, en el centro de trabajo de la empresa.

En resumen, deben cumplir con el registro horario:

• Personas trabajadoras a tiempo completo y parcial.
• Personas trabajadoras con jornadas flexibles o turnos rotativos.
• Comerciales y personas trabajadoras desplazadas que desarrollan su actividad fuera del centro de trabajo.
• Personas trabajadoras de sectores con jornadas irregulares, como el transporte, la construcción, la sanidad y la agricultura.
• Personas trabajadoras en régimen de teletrabajo o trabajo a distancia.

Cumple el registro horario con ON4

En ON4 disponemos de un software de control horario para fichar y registrar la jornada laboral en tiempo real, evitando el uso de hojas de Excel y el papel. Funciona a través de los siguientes dispositivos: ordenador (PC o Mac), tableta o iPad y teléfono móvil (Android o iOS), y se puede fichar mediante PIN o con usuario y contraseña.

El software proporciona información y datos estadísticos orientados a la organización de la jornada laboral y cumple con la legislación vigente (Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo) en materia de registro horario de la plantilla, ya que mantiene la información durante cuatro años.

Cinco beneficios del programa de registro horario de ON4

El programa de registro horario de ON4 es la solución ideal para PYMES y autónomos. Cumple con la normativa de Seguridad y Protección de Datos según el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y permite administrar perfiles de clientes y empresas. Destacamos cinco principales ventajas:

1. Permite imprimir o descargar los registros de fichajes de la plantilla y está preparado para cualquier inspección de trabajo.
2. Permite gestionar todas las delegaciones de un mismo grupo empresarial y simplifica la gestión.
3. Permite fichar a través del móvil en caso de teletrabajo o si la persona no está en su lugar de trabajo habitual.
4. Permite controlar el registro de forma sencilla y eficaz, conociendo la ubicación de los empleados en tiempo real.
5. Genera automáticamente informes semanales o mensuales por empleado.

No cumplir con las obligaciones del registro de la jornada laboral puede conllevar sanciones económicas importantes, que van desde los 70 euros (falta leve) hasta los 225.018 euros en caso de considerarse faltas muy graves.

(*) Sanciones según el artículo 40 de la LISOS.

Además, el Ministerio de Trabajo y Economía Social podrá intensificar las inspecciones para asegurar el cumplimiento de la normativa e imponer sanciones adicionales en caso de reincidencia.

Estas sanciones evidencian la importancia de adoptar un sistema de registro fiable y seguro. Desde ON4 te ayudamos a cumplir con la normativa de registro horario y a evitar riesgos legales.

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Imagina que un cliente te solicita información sobre tus servicios y, meses después, recibe un correo promocional tuyo sin haber dado su consentimiento. O que un trabajador ve su foto en la página web de la empresa sin que nadie le haya pedido permiso. Son situaciones más comunes de lo que parece y pueden derivar en sanciones importantes.

Para evitar riesgos innecesarios, es fundamental tener claro cómo gestionar correctamente los datos personales de clientes, trabajadores y colaboradores, según establece el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y la Ley Orgánica 3/2018 de Protección de Datos.

A continuación, te detallamos los puntos clave para garantizar el cumplimiento normativo y proteger la información con la que trabajas.

¿Qué debes tener en cuenta al tratar datos personales?

Cuando se trata de información personal, no todo vale. Cada dato que recojas, almacenes o utilices debe estar justificado y protegido. Estos son los aspectos más importantes a considerar:

1 | Tratamiento de datos de clientes

Gestionar los datos de los clientes no solo implica tenerlos almacenados correctamente, sino también garantizar que su uso sea legítimo y transparente.

• Base de legitimación: La ejecución del contrato de Servicios justifica el tratamiento de los datos necesarios para la prestación del Servicio autorizado.
• Consentimiento: Si se quieren utilizar los datos para fines adicionales, como comunicaciones comerciales, envío de promociones, felicitaciones navideñas o invitaciones a eventos, es necesario obtener el consentimiento explícito del cliente.
• Duración del tratamiento: Los datos deben conservarse durante el tiempo necesario para la gestión del servicio y, posteriormente, solo durante el tiempo que exija la legislación fiscal o de responsabilidades legales.

Caso real: Un centro estético fue sancionado con 10.000 euros por publicar imágenes de una clienta sin su consentimiento. Un recordatorio claro de que, antes de compartir cualquier información personal, es imprescindible contar con la autorización correspondiente. Más información aquí.

2 | Tratamiento de datos laborales de los trabajadores

Las empresas tratan diariamente datos personales de sus empleados para su gestión laboral y administrativa. Sin embargo, esto no significa que puedan utilizarse sin control.

• Información y transparencia: Los trabajadores deben ser informados sobre qué datos se recopilan, con qué finalidad, quién tendrá acceso a estos datos y durante cuánto tiempo se conservarán.
• Legitimación: No es necesario el consentimiento del trabajador para tratar los datos laborales, ya que la base de legitimación es la ejecución del contrato laboral y el cumplimiento de las obligaciones legales (Seguridad Social, Hacienda, etc.).
• Seguridad y confidencialidad: Los datos de los trabajadores deben estar protegidos con medidas de seguridad adecuadas para evitar accesos no autorizados.

Caso real: La AEPD multó a Uniqlo con 270.000 euros por equivocarse con un PDF y enviar los datos personales y las nóminas de 447 empleados. Lee la noticia.

3 | Captación y uso de imágenes de los trabajadores y control laboral

La empresa debe gestionar con cuidado la captación y uso de imágenes y la supervisión de la actividad laboral, ya que pueden afectar la privacidad de los trabajadores.

• Videovigilancia: Para el control laboral mediante cámaras de seguridad, no se requiere el consentimiento del trabajador, pero debe proporcionarse información previa clara sobre la captación de imágenes. Su base de legitimación es el interés de la empresa en el cumplimiento de las obligaciones laborales.

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• Publicación de imágenes: En caso de que se quieran utilizar imágenes de los trabajadores para fines como la web de la empresa, redes sociales o vídeos corporativos, es imprescindible obtener el consentimiento del trabajador. Esto va más allá de los datos mínimos necesarios para llevar a cabo la relación laboral y, por tanto, requiere el consentimiento, al igual que el uso del teléfono móvil o correo electrónico personal del trabajador.

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• Control de dispositivos: Como medida excepcional, la empresa puede supervisar el ordenador o el móvil laboral de un trabajador solo si hay sospecha de incumplimiento de sus tareas y obligaciones laborales, habiendo informado previamente y siempre respetando su privacidad.

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Caso real: Un despacho de abogados fue multado con 5.000 euros por no obtener el consentimiento expreso para publicar la fotografía de uno de sus abogados en la web. Consulta el cas aquí.

4 | Transferencia o comunicación de los datos

Los datos personales pueden compartirse con terceros bajo determinadas condiciones:

1. Sin necesidad de consentimiento: Cuando se comunican datos a asesorías, servicios de prevención de riesgos laborales (PRL) o administraciones públicas para cumplir con obligaciones legales.
2. Fusiones y adquisiciones: En casos de fusiones, absorciones o adquisiciones de empresas, los datos pueden transferirse sin necesidad de consentimiento, siempre garantizando su protección.
3. Cuándo sí es necesario el consentimiento: Por ejemplo, si la empresa quiere publicar el nombre o cargo de un trabajador en la página web o en la intranet corporativa, debe obtener su consentimiento previo.

¿Cuáles son los primeros pasos para asegurar el cumplimiento de la normativa de protección de datos?

Para garantizar el cumplimiento de la normativa, las empresas deben seguir estos pasos:

1. Determinar la necesidad del tratamiento de datos personales y su finalidad.
2. Escoger la base de legitimación más adecuada y, si es el consentimiento, asegurarse de que sea informado, libre, especifico, inequívoco y que pueda ser revocado.
3. Garantizar el derecho de información a los interesados, incluyendo la explicación de los derechos de acceso, rectificación, supresión, oposición, portabilidad, limitación del tratamiento y el derecho a no ser objeto de decisiones automatizadas.
4. Implementar las medidas de seguridad adecuadas según el nivel de riesgo identificado (bajo, medio o alto), para evitar accesos no autorizados o pérdidas de datos.

El cumplimiento de la normativa de protección de datos es esencial para evitar sanciones y garantizar la seguridad y confidencialidad de la información. Cada empresa debe asegurarse de que solamente trata datos personales con una justificación válida, aplicando medidas de seguridad adecuadas y respetando los derechos de los interesados. Además, protocolizar las actuaciones en materia de protección de datos y determinar el riesgo según la tipología de datos tratados, el volumen y el número de afectados permitirá garantizar el cumplimiento normativo y evitar posibles sanciones.

La protección de datos no solo es una exigencia legal, sino también un compromiso con la transparencia y la seguridad de la información que, a su vez, genera confianza entre clientes, trabajadores y colaboradores. Adoptar una cultura de protección de datos en la organización refuerza la reputación corporativa y minimiza riesgos frente a posibles sanciones o incidentes de seguridad.

La entrada ¿Cómo garantizar el cumplimiento de la ley de protección de datos en tu negocio? s'ha publicat primer a On4.